5 правил тайм-менеджмента: как начать успевать больше

Проспал, забыл, не успел – люди склонны придумывать множество оправданий, хотя обычно дело просто в том, что они не умеют распределять свое время. Если из всего запланированного на день вы не делаете и половины, у вас явно что-то не так с расстановкой приоритетов. «Йод» предлагает разобраться, как впустить тайм-менеджмент в свою жизнь, начать успевать и перестать винить себя. Строим планы

Ежедневное планирование не только освобождает время, но и ориентирует, как по карте, по распорядку дня. Существует даже правило шести «П»: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

У вашего дня должна быть определенная цель, которую вы записываете на бумаге и составляете для себя список задач. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%: если с вечера вы подготовите список дел на завтра, то уже с утра будете знать, чем нужно заняться. В течение дня для каждой объемной задачи также составляйте пошаговый список ― что нужно сделать, чтобы ее выполнить. Тогда вы точно не запутаетесь. Старайтесь планировать от большего к меньшему и от долгосрочного к краткосрочному, но к каждой задаче ставьте свой дедлайн. И помните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении. Расставляем приоритеты

Если грамотно выделить главные дела и отсечь второстепенные, это поможет сэкономить массу времени и достичь приоритетных целей. Приоритеты задачам можно расставлять несколькими способами. Например, нарисовать квадрат и разделить его на четыре части. В левой верхней части вписываем самые важные дела, в верхней правой ― важные, но которые можно отложить, в левой нижней части ― важные долгосрочные задачи, которыми можно заняться, когда нет срочных задач, а в последней части ― второстепенные долгосрочные цели. По мере поступления дел вписываем их в этот квадрат – и наглядно демонстрируем себе, где нужно поторопиться и поднажать, а где – можно расслабиться. Едим лягушку

«Съесть лягушку на завтрак» – расхожее выражение: это значит сделать с утра самое неприятное дело, которое стоит в распорядке дня. Не откладывайте то, что не хочется делать, на потом ― все равно рано или поздно нужно будет «содрать пластырь». Если утром сразу закончите с этим, весь день пройдет приятнее и продуктивнее. Говорим «нет»

Вы удивитесь, но самое эффективное слово в работе ― «нет». Умение отказывать поможет избежать ненужных проектов и, соответственно, задач и обязательств. Учитесь вежливо отказывать, если новые дела никак не вписываются в «квадратик» и мешают основным целям. Будьте тактичны и говорите «нет» так, чтобы человек понял, что отвергают не его лично, а задачу. Нужно научиться говорить «нет» и вещам, которые «пожирают» ваш день ― отведите для соцсетей отдельное время, а обзором развлекательных сайтов и картинок с котиками занимайтесь, например, когда выполните задачи из приоритетных «квадратиков». Можете даже составить рейтинг ненужных занятий, на которые вы отвлекаетесь в момент прокрастинации. Занесите их в черный список и держите его перед собой. Приручаем слона

Наверняка, у каждого из нас есть такое грандиозное дело, к которому мы уже давно ищем подход. Именно оно и есть «слон»: мы как будто топчемся рядом, но никак не можем на него взобраться, найти верный подход. Можно вместо слона придумать и более приятное сравнение ― большой-большой пирог. Как вы будете его есть? Конечно, разрезать на кусочки – так стоит поступить и с большой целью: как только вы разобьете ее на отдельные этапы, работать над ней станет проще.  

Приложения для тайм-менеджмента

Кто-то предпочитает бумажные ежедневники ― визуализация идей, даже в простом блокноте, помогает лучше все представить. Но тем, кому нужны напоминания, не обойтись без смартфона и соответствующих приложений.

Например, Time Planner позволяет планировать задачи и контролировать время. Вы сами устанавливаете время начала и завершения, звуковое напоминание и периодичность повторения задачи.

SelfControl ― незаменимое приложение для тех, кто прокрастинирует в соцсетях. Приложение позволяет отключить определенные сайты на время ― вы сами устанавливаете таймер. В это время доступ, например, к Facebook или почте отсутствует, но вы все же можете пользоваться интернетом. Важно, что доступ к заблокированным сайтам не восстановится ни после удаления приложения, ни после перезагрузки компьютера ― вы все равно должны выждать положенное время. Если вы не знаете, какие именно сайты поедают ваше время, то вам поможет приложение ManicTime. Оно отслеживает, на что вы тратите время, когда сидите за компьютером. Программа считает, какие приложения вы используете чаще всего и на каких сайтах проводите основное время. А затем предоставляет отчет с графиком, на котором видно, где вы застревали дольше всего.

Не утонуть в сумбуре задач помогут два приложения ― Nirvana и Chaos Control. Nirvana освобождает вас от необходимости запоминать много задач и помогает концентрироваться на одной. А Chaos Control избавляет от стресса, который возникает в хаосе многозадачности. Приложение определяет действия, которые необходимы для достижения целей и контролирует их выполнение.

Обращайтесь и к сайтам, которые публикуют советы по повышению эффективности и помогают добиваться целей: например, «Стану лучше». Здесь можно найти советы по тайм-менеджменту для разных видов деятельности ― от изучения иностранного языка до воспитания детей.