"Рабочий день может длиться 48 часов": кировский сити-менеджер о том, как удается все успевать

Как правильно распоряжаться временем, научиться грамотно планировать и избегать опозданий, узнали у кандидата психологических наук и сити-менеджера.

5 сентября ежегодно отмечают День опозданий. Тайм-менеджмент — это система оптимизации времени. Как правильно распоряжаться этим ценным ресурсом, научиться грамотно планировать и избегать опозданий, узнали у кандидата психологических наук и исполняющей обязанности завкафедрой журналистики и интегрированных коммуникаций. Также уточнили у сити-менеджера Кирова Вячеслава Симакова, как ему удается справляться с многозадачностью дома и на работе.

"Когда-нибудь" не существует

Анна Федяева — кандидат психологических наук, доцент, исполняющая обязанности завкафедрой журналистики и интегрированных коммуникаций ВятГУ поделилась с редакцией сайта progorod43.ru основными методами и техниками, которые помогут грамотно распоряжаться временем и правильно расставлять приоритеты.

В тайм-менеджменте есть понятие - smart-методика. Это инструмент для правильной постановки цели. Главное запомнить, что цель должна быть конкретной и ограниченной по времени. Понятия "когда-нибудь" в этой системе не существует.

Мужчины и женщины

По мнению нашей собеседницы планирование — очень важная часть тайм-менеджмента. Редакцию progorod43.ru заинтересовал вопрос: "Есть ли различия в планировании у мужчин и женщин?". Анна Федяева рассказала на примерах об этой теме.

В профессиональной среде гендерные различия практически отсутствуют, а вот в бытовых вещах разница есть. Например, мужчина идет в магазин чаще всего со списком. Это связано с тем, что обычно в семье готовит женщина. Соответственно, ей известно и что нужно, и где это найти, и какая цена актуальна. Конечно, бывают исключения, зависит от того, как в паре делятся обязанности.

Анна Филипповна рассказала, что в большинстве своем, женщины более абстрактны, а мужчины конкретны.

Конечно, зависит от того, о какой сфере деятельности идет речь. Ну, например, достигают целей мужчины и женщины тоже по-разному. Если человек не знает точную дорогу до места, мужчина чаще загуглит верный путь, а женщина спросит у прохожих.

Это основные различия с которыми мужчины и женщины чаще всего сталкиваются, при выполнении одной и той же задачи.

Без жертв

Также поинтересовались причиной ситуации с которой сталкивалось большинство людей. Зачем мы переставляем будильник и как сделать так, чтобы привычка не переросла в патологию, которая нам мешает?

Мы переставляем будильник, жертвуя чем-то. К примеру, не позавтракаю, зато подольше посплю. Во-первых, нужно понимать, что за пять минут нам не удастся выспаться. Во-вторых, если будет четкое понимание того, что и за какое время успеем сделать без ущерба для себя, - переставлять будильник не придется.

Анна объясняет, что нужно оценивать определенную ситуацию.

Если сегодня вас подвезут на работу, появляется лишних 15 минут, которые вы обычно тратите на дорогу и будильник можно переставить. Если эта привычка не на постоянной основе — ничего страшного в этом нет.

Задержки во времени

Как бы правильно все не спланировали, всегда могут быть форс-мажоры. Как этого избежать, нам рассказала Анна Федяева:

Чтобы в графике не было накладок, всегда нужен временной резерв. Оставляйте несколько минут на перерыв. Если вы понимаете, что тратите на дорогу до остановки десять минут, лучше закладывать на это 15 минут. Мало ли, что-то забыли. Или если все идет по-плану, всегда можно полюбоваться небом и природой. Грамотное планирование помогает бороться с тревожностью.

Как самим бережно относиться к временным ресурсам - стало понятнее. Но как договориться с другими людьми относиться к вашему времени с пониманием? Объяснила кандидат психологических наук:

Когда договариваетесь с человеком о встрече не в первый раз, и знаете, что он опоздает, оговорите сразу, до скольких вы сможете его подождать. Вероятно, что опоздав после договоренности один раз и заметив, что вы не стали ждать, собеседник в следующий раз придет во время. Есть другой вариант, сокращать время встречи на тот промежуток времени, на который человек опаздывает.

Режим дня сити-менеджера

Глава администрации Вячеслав Симаков удивляет кировчан своей многозадачностью. Об этом говорит обсуждаемость постов в соцсетях с его участием. Пообщались с сити-менеджером, чтобы узнать, как ему удается успевать все и дома, и на работе.

Сейчас у меня более-менее сформированный график. Но было время, когда я практически 48 часов проводил на ногах. По расписанию с жителями встречаюсь примерно с шести до восьми утра. На одного человека выделяю до 15 минут, этого хватает, чтобы услышать проблему и продумать пути решения. Потом начинаются рабочие совещания, выезды, большинство из них проходят в первой половине дня. Свой график я составляю ежедневно и сверяю на неделю вперед. К сожалению, из-за накладок во времени приходится чем-то жертвовать и переносить встречи или просить помощи у заместителей.

Если говорим про что-то бытовое, вроде встречи с друзьями, то такие мероприятия я планирую на вечер, когда более свободен.
С семьей время вместе стараемся проводить в выходные и праздничные дни.

Методы

Также Анна поделилась с редакцией методами, которые понятны любому и помогут в решении задач и составлении планирования.

Лягушки, слоны, мамонты и единороги

"Лягушки" — это маленькие, но неприятные задачи, о которых даже не хочется думать. Например, поход к стоматологу или скучные отчеты. Надо помнить, что "съесть" нужно для начала самую неприятную лягушку, чтобы было проще перейти к следующим делам. Лучше "съедать лягушек" каждый день, чтобы избегать серьезных ситуаций.

"Слоны" — это крупные, грандиозные задачи, к которым страшно подступиться. Примеры типичных "слонов": написать книгу, построить дом, сделать генеральную уборку. "Есть слонов" нужно по кусочкам, выделяя в день на это определенное время, например, два часа.

"Мамонты" - это огромные задачи, которые уже утратили актуальность, но мы все равно записываем их в планирование. Нужно понять, если мы на протяжении нескольких лет пишем одну и ту же задачу, но к ней не приступаем — не стоит ее фиксировать.

"Единороги" - это наши мечты. Если не можем подступиться к мечте долгое время, стоит от нее отказаться, как от мамонта. Есть и другой вариант — сделать из единорога слона. Например, мечта о собственном цветочном магазине - "единорог", составить бизнес-план — это слон, и он достижим.

Ранее мы писали, что Вячеслав Симаков проверил работу общественного транспорта в Кирове.