Централизованное управление финансово-хозяйственной деятельностью
Органичным продолжением мероприятий государственной программы «Совершенствование государственного управления», которая реализовывалась в Пермском крае в
Предшествующий началу реализации проекта «Облачная бухгалтерия» анализ показал низкий уровень автоматизации учетных процессов (а порой и отсутствие автоматизации) в организациях Пермского края, низкое качество учета на муниципальном уровне, как правило, в небольших поселенческих учреждениях. Использование в регионе и муниципалитетах различных специализированных программных продуктов, никак не взаимодействующих между собой, усложняло учет. Информационно-технологическая несогласованность между учреждениями и органами власти приводила к многократному дублированию одной и той же информации в различных системах.
Отсутствие единой региональной учетной политики и методологии приводило к неправильному применению норм законодательства, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности. Был выявлен большой объем неучтенных обязательств, как следствие — просроченной кредиторской задолженности. В то же время количество специалистов бухгалтерских, кадровых, планово-экономических служб составляло девять тысяч человек, что сопоставимо с численностью врачей в нашем регионе.
Целевая модель
Руководство региона большое значение придавало выбору целевой модели (плана реализации) проекта. В результате в Пермском крае была утверждена целевая модель построения единой централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью (рисунок 1), которая основывается на следующих принципах:
неразрывность, параллельность функциональной и технологической централизации. Обеспечивается единым графиком передачи функций по ведению учета в единые учетные центры (функциональная централизация) и переводом всех учетных процессов организаций бюджетной сферы на единый программный продукт (технологическая централизация);
одновременная централизация как на краевом, так и на муниципальном уровне. Основывается на единой методологии, внедрении единой централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью в созданных центрах учета;
комплексный подход к централизуемым функциональным процессам. Обеспечивается не только централизацией функций бухгалтерского учета, расчета заработной платы, отчетности, но и централизацией кадрового учета и функций планирования;
однократный ввод документов в любой информационной системе (принцип одного окна). Реализуется посредством единства информационной среды, способной интегрироваться с внешними информационными ресурсами;
электронный документооборот с регламентом согласования документов. Является обязательным требованием к системе как внешнего, так и внутреннего документооборота.
Проектная команда
Методологическое сопровождение проекта «Облачная бухгалтерия» обеспечивает Министерство финансов Пермского края. Чтобы решать вопросы, связанные с отраслевой спецификой, активное участие в методических советах принимают специалисты министерств здравоохранения, образования, культуры, строительства и других. Технологическое сопровождение централизованной системы обеспечивает краевое Министерство информационного развития и связи. Сплоченность проектной команды гарантирует успешное прохождение всех этапов реализации проекта «Облачная бухгалтерия».
Функциональная централизация
Единые учетные центры решают задачу не только экономии бюджетных средств за счет оптимизации штатной численности специалистов финансовых служб, но и повышения качества учета за счет концентрации квалифицированного трудового ресурса
Функциональная централизация и присоединение организаций к единой централизованной системе управления финансово-хозяйственной деятельностью происходит поэтапно.
2018 год
Тестирование технологического решения проекта пилотной группой краевых и муниципальных организаций. Создание единых центров учета на краевом и муниципальном уровнях.
2019 год
Тиражирование системы. Подключение к единой централизованной системе на централизованное обслуживание в центрах учета всех организаций краевого уровня и двух третей организаций муниципального уровня.
2020 год
Завершающий этап присоединения к централизованной системе и цетрализации учета. Развитие и тиражирование интеграций с отраслевыми информационными решениями.
К 2021 году на централизованный учет в единой информационной системе планируется перевести все организации бюджетной сферы региона. Прогнозный бюджетный эффект от централизации, по нашей оценке, составит около 600 миллионов рублей в год. В настоящее время в централизованной системе работают 2,6 тысячи организаций, количество пользователей превышает девять тысяч. Наша централизованная система комплексно решает задачи бухгалтерского учета, планово-экономической деятельности, расчета заработной платы и кадрового учета. Привлекательность системы и в унификации кадрового документооборота, наличии большого количества типовых бухгалтерских операций, возможности интеграционного взаимодействия с внешними отраслевыми решениями.
Функциональная централизация в Пермском крае началась с передачи полномочий по ведению учета с уровня сельских поселений на уровень муниципального района. К старту проекта в Пермском крае было 337 муниципальных образований, в том числе 289 поселений. Определенные трудности по переводу учреждений муниципального уровня на работу в единой централизованной системе учета были очевидны. Особенно тщательно мы подошли к составлению планов-графиков перехода организаций как краевого, так и муниципального уровня на ведение централизованного учета, присоединения к единой системе. Стоит отметить, что положительный опыт работы в централизованной системе первых участников проекта стимулирует интерес организаций к проекту и вызывает желание подключиться к системе раньше установленного графиком срока
В основе функциональной централизации лежит создание единого центра компетенций управления финансово-хозяйственной деятельностью организаций бюджетной сферы. В каждом муниципальном образовании был создан единый межотраслевой центр учета, обслуживающий все организации бюджетной сферы. На краевом уровне созданы единые центры учета по отраслевому принципу в сферах образования, здравоохранения, культуры, физкультуры и спорта, в социальной сфере. Вершиной централизованной модели учетных функций в регионе является созданный в 2018 году единый центр учета, обеспечивающий ведение учета всех органов государственной власти Пермского края с небольшой подведомственной сетью. Структура функциональной централизации представлена на рисунке 2.
Аналитические возможности
На верхнем уровне централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью создана аналитическая подсистема, которая консолидирует учетную информацию и по запросу пользователей предоставляет оперативные аналитические данные. Посредством специально разработанной системы показателей через аналитическую подсистему осуществляется постоянный мониторинг хода выполнения этапов проекта (подключение организаций к централизованной системе, автоматическое сопоставление со справочниками централизованной системы при переносе данных из ранее используемых, исторических, систем).
Система аналитических показателей также включает качественные характеристики состояния бухгалтерского учета, кадрового учета. Это способствует оперативному исправлению ошибок, выявлению неверных управленческих решений.
Результаты 2019 года
Расширенный состав
Часто под централизацией учета понимают централизацию функций по ведению бухгалтерского учета и расчета заработной платы. В Пермском крае целевой моделью построения централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью является расширенный состав функциональных процессов. Наряду с основными централизованы некоторые функции кадрового учета и планово-экономической деятельности. Четкое разделение операционного функционала закреплено соответствующими соглашениями по взаимодействию при централизации учета при строгом соблюдении норм законодательства РФ.
Основные результаты работы проектной команды в 2019 году:
обеспечение интеграции централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью с региональными информационными системами исполнения бюджета и закупочной деятельности;
обеспечение автоматического расчета и отражение в учете пеней, штрафов за нарушение условий заключенных договоров, контрактов, соглашений;
обеспечение сбора и консолидации бухгалтерской (бюджетной) отчетности на всех уровнях бюджета (от учреждений поселения до финансового органа субъекта) с возможностью использования технологии drill-down (раскрытие отчетных показателей до первичного документа);
внедрение в опытную эксплуатацию единых функциональных модулей по расчету заработной платы педагогического персонала и модуля расчета и начисления родительской платы за содержание детей в дошкольных образовательных учреждениях с учетом отраслевой и региональной специфики;
внедрение процессов электронного согласования кассовых документов, документов по учету материальных запасов, движению основных средств, документов по расчетам с покупателями и заказчиками. Это сделано с целью обеспечения эффективного взаимодействия единого центра учета и обслуживаемых организаций в нашей централизованной системе управления финансово-хозяйственной деятельностью. Система позволяет настраивать различные процессы электронного согласования документов с назначением ответственных за согласование в зависимости от функциональной потребности. Подписание документов осуществляется как простой, так и усиленной квалифицированной подписью.
Не останавливаться на достигнутом
Очень важно не останавливаться на достигнутых результатах, централизованная система как живой организм должна постоянно развиваться. В планах 2020 года стоят задачи по построению интеграционного взаимодействия с ведомственными и федеральными информационными ресурсами в сферах образования, здравоохранения, социального развития. Особое внимание планируем уделить развитию юридически значимого электронного документооборота и электронного архива как основных элементов эффективного функционирования централизованной системы учета. Руководствуясь принципом однократного ввода учетной информации, мы должны обеспечить снижение трудозатрат обработки данных. Если учетная информация однажды преобразовалась в «цифру», значит, пользователи всех информационных ресурсов должны иметь возможность ее использовать без повторного ввода.
Создаваемая в Пермском крае централизованная модель управления финансово-хозяйственной деятельностью ориентирована на обслуживание организаций бюджетной сферы не только нашего региона, но и других регионов, включая организации федерального уровня. В перспективе рассматривается возможность выхода на рынок оказания консалтинговых услуг коммерческому сектору экономики.