ОФД — оператор фискальных данных

Эксперты LIFE PAY рассказывают, что такое ОФД и какие услуги он оказывает.

Аббревиатура ОФД означает “оператор фискальных данных”. Но, возникает множество вопросов по поводу того, что это такое, что значит подключение ОФД для кассовых аппаратов, как пользоваться фискальным накопителем (ФН) информации и как он взаимодействует с ОФД. В нашей статье ответим на все эти вопросы и постараемся объяснить, как работает оператор фискальных данных (OFD) и для чего нужен.

Что такое ОФД?

ОФД — это оператор фискальных данных, который выполняет посреднические функции между предпринимателем и налоговой службой, принимает и обрабатывает получаемые данные с фискального накопителя ККТ для передачи информации в налоговую службу. Компания оператор должна гарантировать конфиденциальность и защиту такой информации, а также хранить ее в течении пяти лет.

 

Главные услуги ОФД: получение фискальных чеков, обработка фискальных данных, бланков строгой отчётности, отчётов в цифровом формате и пересылка их в налоговую службу.

 

Основными услугами ОФД являются: расшифровка сохранённой информации о произведённых расчётных операциях и отправка данных налоговикам. Оператору фискальных данных должны предоставляются следующие виды отчётных форм:

• о факте регистрации кассы (предоставляется после заключения договора с ОФД и его оплаты);
• после того как ФН будет заменён, должен быть отправлен отчёт о перерегистрации кассы;
• отчётная информация о проведённых расчётах;
• информация о закрытии ФН.

Обработка фискальных данных

Все зашифрованные данные хранятся на фискальном накопителе. Он представляет собой микрочип в онлайн-кассе. Следует учитывать, что чек, распечатанный без ФН, является недействительным, такое действие противоречит нормативно-правовым актам. Хранение данных в ФН должно производиться в течение пяти лет.

Модель ФН выбирается в зависимости от режима налогообложения и вида бизнеса. Фискальный накопитель обладает различными временными периодами действия. Ознакомиться со списком таких накопителей, которые рекомендованы к использованию в Российской Федерации, можно на сайте налогового органа.

 

По истечении срока действия ФН необходимо заменить на новый и хранить в течение пяти лет.

 

Если рассказать схематично, то алгоритм передачи информации от Оператора налоговикам выглядит следующим образом:

• в момент реализации товара (оказания услуги) и принятия оплаты за это, покупателю должен выдаваться чек;
• ФН зашифровывает полученную информацию о пробитом чеке и не позволяет её изменять;
• отправляет разрешающий сигнал онлайн-кассе на распечатку чека с данными ОФД в кассовом чеке;
• данные из ФН в зашифрованном формате отправляются Оператору;
• Оператор проводит проверку подлинности чека, отправляет кассе подтверждение, затем выполняет расшифровку данных и в виде отчёта отправляет их в налоговые органы.

В ситуации, когда интернет по каким-либо причинам отсутствует, данные сохраняются на фискальном накопителе. При первой же возможности они перенаправляются Оператору. В любом случае информация должна быть представлена в налоговые органы в течение 30 дней. При нарушении этого срока касса подлежит блокировке, а на продавца будут наложены штрафные санкции.

Функции оператора фискальных данных

Функции Оператора детально регламентируются статьёй 4.5 ФЗ № 54. В соответствии с этим нормативным актом Оператор обязан:

• производить обработку информации от контрольно-кассовой техники в онлайн-режиме;
• выполнять проверку правильности оформления чеков в налоговые органы с целью недопущения ошибок;
• ежедневно обязан передавать полученные данные в налоговые органы в виде отчёта ОФД;
• создавать все условия для доступа налоговому органу к базе фискальных данных по его запросу;
• не допускать к базе данных третьих лиц;
• обеспечивать защиту фискальных данных без утечек и потерь, хранящейся информации;
• в полной мере исключать возможность изменения, блокировки или уничтожения хранящейся информации;
• обеспечивать дублирование хранящейся информации;
• своевременно информировать налоговиков о фактах подписания или расторжения договорных обязательств с владельцами ККТ;
• организовывать отправку копий чеков клиентам в электронной форме на email или SMS на номер телефона, если о такой услуге заключено соответствующее соглашение.

Кроме того, ОФД нужен для организации помощи в управлении эффективными продажами, а также в работе с маркированными товарами. Так, предприниматели освобождаются от необходимости подключаться к другим сервисам.

Чтобы работать в сфере услуг оператора фискальных данных, он должен иметь веб-ресурс, с обозначением информации о своих контактах, иметь подходящее серверное оборудование и программное обеспечение, другие техсредства, которые позволяют обрабатывать, защищать и хранить базу данных фискальной информации. Более детально ознакомиться с особенностями Оператора можно на сайте ofd.ru.

Кто именно должен сотрудничать с ОФД?

В соответствии с ФЗ № 54 использовать онлайн-кассы для регистрации расчётов со своими клиентами (покупателями) обязаны индивидуальные предприниматели и коммерческие компании, занятые в таких сферах, как:

• ведение розничной торговли;
• сфера обслуживания;
• оказывающие услуги общественного питания;
• в области онлайн-торговли;
• в сфере вендинга.

Именно эти субъекты обязаны заключить договор с Оператором для организации отправки фискальных данных в онлайн-режиме налоговикам. Если это требование Закона проигнорировать, такое действие будет расцениваться как его нарушение со всеми вытекающими из этого негативными последствиями.

 

Эти условия охватывают почти все сферы бизнеса и распространяются на бюджетные организации, которые оказывают услуги на платной основе.

 

Какие виды бизнеса не попадают под обязанность работать с ОФД?

На законодательном уровне установлен круг субъектов, ведущих коммерческую деятельность, которые освобождены от применения ККТ, а, следовательно, и от необходимости работать с Оператором.

В таком перечне числятся следующие виды деятельности:

• реализация СМИ на бумажном носителе;
• покупка-продажа акций, других видов ценных бумаг;
• работа в сфере общепита образовательных учреждений;
• ведущие розничную торговлю с рук, корзин или ручных тележек;
• торговцы на рынках, ярмарках и выставках народного хозяйства;
• предоставляющие услуги по обувному ремонту и др.

Ознакомиться с полным списком коммерческой деятельности, субъектам которой разрешается не пользоваться кассами, можно в ст. 2 ФЗ № 54 или на сайте офд ру.

Отметим, что обязанность по использованию ККМ не связана с видом выбранного налогового режима и организационно-правовой формой собственности. С июля 2021 года все индивидуальные предприниматели обязаны выполнять расчёты через онлайн-кассы, даже если они не имеют наёмных работников, занимаются оказанием своих услуг или реализуют продукцию собственного производства.

В настоящее время правом работы без использования ККМ могут только физические лица и ИП, прошедшие регистрацию в качестве самозанятых. И это вполне логично – кассу использовать не нужно, а значит, и услуги Оператора тоже не требуются.

Особенности ведения частного бизнеса в отдалённых и труднодоступных районах

В соответствии со ст. 2 ФЗ № 54 при осуществлении предпринимательской деятельности в отдалённых и труднодоступных районах использование ККМ не обязательно. Список таких районов определяется в каждом регионе местными органами государственной власти.

В том случае, когда предпринимательская деятельность осуществляется в населённых пунктах при отсутствии возможности подключить интернет, касса используется в оффлайн-режиме. Продавец обязан выбить чек, передать его покупателю. А вот какие-либо данные передавать в налоговые органы через интернет-связь не нужно. Заключать договор с Оператором нет необходимости.

Как найти ОФД, какой договор с ним необходимо заключить?

Ознакомиться с актуальным списком Операторов можно на интернет-сайте ФНС. В нём перечислены юридические лица, которые получили соответствующее разрешение от налоговых органов.

Для того чтобы произвести подключение к выбранному Оператору, следует заключить с ним договор, а в личном кабинете ОФД добавить онлайн-кассу. За подключение и пользование услуг Оператора производится оплата по установленным тарифным планам. Взамен предприниматель получает чек ОФД.

Стоимость подключения к ОФД

В каждом конкретном случае необходимо уточнять актуальную информацию о стоимости тарифов. В среднем размер оплаты оператору фискальных данных за подключение одной онлайн-кассы на 15 месяцев составляет от 3 тысяч рублей.

Есть возможность воспользоваться почековым и подневным тарифными планами. Такой способ оплаты подойдёт для владельцев сезонного вида бизнеса (прокат велотехники, монтаж и замена шин и др.), а также тем предпринимателям, которые не используют кассу ежедневно.

При почековом тарифе оплата производится за каждый чек, при подневном – за календарные сутки, в течение которых был передан хотя бы один чек.

Виды основных тарифов Операторов:

• на одни сутки (сервисный тариф);
• на срок до полугода;
• на год или свыше (до 3-х лет).

Действует важное правило – чем на больший срок производится подключение выбранного тарифа, тем меньше получается итоговая цена одного месяца.

Есть возможность подключить и доп. услуги:

• отправка чеков в систему «Честный ЗНАК»;
• отправка фискальных данных в электронном виде на email или указанный абонентский телефонный номер.

С полным списком Операторов можно ознакомиться и скачать его с веб-ресурса Федеральной налоговой службы.

Услуги оператора фискальных данных: оплата и стоимость

Как правило, Операторы применяют предоплатную систему внесения платежей. Как только будет выбран оптимальный для предпринимателя тарифный план, следует совершить оплату и активацию подписки.

Оплата услуг оператора фискальных данных производится удобным для предпринимателя способом:

• через Личный кабинет;
• моментальным способом оплаты (через банковскую карту);
• использовать уникальный активационный код ОФД. Под ним понимается числовой или буквенный код, создаваемый Оператором. Он предназначен для оплаты или продления услуг Оператора

Эти способы удобны и отличаются между собой лишь в некоторых нюансах. С целью пополнения баланса «Личного кабинета» достаточно сформировать документ «Счёт на оплату» с указанием суммы платежа за выбранный тариф и скачать его. Денежные средства счёт в «Личном кабинете» поступают на баланс в течение трёх дней.

При пополнении счёта ЛК посредством использования банковской карты в ниспадающем меню необходимо выбрать оплату через карту. Заполнить платёжную форму с указанием реквизитов карточки и воспользоваться кнопкой «Оплатить». Финансовые средства будут сразу же зачислены на баланс.

Код активации ОФД

Код активации ОФД —э то неповторяющийся индивидуальный набор символов, с помощью которого можно подключить определённые услуги Оператора фискальных данных на выбранный период.

Для этого необходимо в разделе «Личный кабинет»:

• совершить переход в раздел «Лицевой счёт», выбрать пункт «Оплата ККТ»;
• определить онлайн-кассу, на которую будет оформлена подписка;
• ввести активационный ключ и нажать «Активировать».

После этого откроется доступ к выбранным функциям Оператора.

Процесс регистрации в личном кабинете ОФД

Для прохождения процедуры регистрации и подключения Оператора не нужно посещать офис, собирать какие-либо бумажные документы. Чтобы зарегистрироваться – достаточно усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Несмотря на то что платформы ОФД разных операторов несколько отличаются друг от друга, необходимо предпринять ряд идентичных шагов для этого:

• перейти на сайт Оператора и инициировать процедуру регистрации. Для создания учётки следует ввести Ф.И.О., номер контактного телефона в качестве логина, а также указать свою электронную почту;
• придумать и ввести пароль и код подтверждения, который будет отправлен на указанный телефон, подтвердить свой почтовый ящик;
• при отсутствии электронной подписи следует приобрести ее, заполнить данные профиля и завершить процедуру регистрации.

После этого, предпринимателю будет обеспечен доступ к следующим разделам «Личного кабинета» (л/к):

• «Бизнес». В разделе содержатся аналитические данные по выручке за определённый период. Через него можно осуществлять контроль над кассовыми аппаратами и сравнивать обороты между ними;
• «Магазины». Раздел для ознакомления и просмотра структуры организации с точки зрения зарегистрированных онлайн-касс;
• «Кассы». При помощи этого раздела владелец получает возможность подключения кассы к личному кабинету. Таким образом, обеспечивается возможность осуществления контроля над ней, а также её постановка на учёт в налоговых органах;
• «Чеки». В разделе можно искать и просматривать кассовые чеки, формировать отчёты и контролировать данные по суммам продаж;
• в разделе «Учёт марок» выполняется работа с маркированными товарами;
• «Аналитика». Для формирования отчётов по определённым критериям;
• «Профиль». В разделе указываются реквизиты предпринимателя (коммерческой организации). Пользователь может установить пароль, создать новые аккаунты, привязанные к одному номеру телефона;
• в разделе «Документы» находятся все договоры, заключённые с Оператором
• «Сотрудники». В раздел можно добавить новых сотрудников и предоставить им права доступа;
• в разделе «Лицевой счёт» отображается информация о текущем балансе, можно сформировать счёт на оплату, купить и произвести активацию подписки для ККТ;
• «Сервис и услуги». Раздел предназначен для подключения дополнительных услуг, заказа фискального накопителя.

Доступ ко всем разделам и инструментам будет открыт после внесения платы за подписку.

Что можно сделать в л/к

Все данные, распечатываемые в кассовом чеке, отправляются в налоговый орган. Уточнить факт отправки всех кассовых чеков можно в л/к. Это, в свою очередь, поможет не допускать ошибок в отношениях с налоговиками.

Кроме того, посредством использования л/к на сайте ОФД, можно совершить ряд действий:

• осуществлять контроль в онлайн-режиме работу касс и видеть размер выручки. По выбитым чекам определять времяначала работы отделов, сумму дневной выручки и т.д.;
• выполнить сортировку по требуемым условиям;
• уточнить статус ф/н;
• создать мультилогин с целью переключения между аккаунтами для получения сводной статистики;
• составлять различного вида отчёты (по пунктам продаж, отделам, кассирам и др.);
• при торговле маркированными товарами мониторить информацию о каждом из них (дата, стоимость, время).

В л/к ОФД можно выполнять и другие действия.

Как отказаться от услуг ОФД?

Предприниматель имеет право на отказ от Оператора по своему желанию. Это можно сделать через л/к Оператора.

Непосредственно перед расторжением договора с Оператором следует определиться с выбором другого, чтобы не допустить простаивания кассы. После смены ОФД требуется перерегистрировать её в налоговой службе.

В случае утраты Оператором лицензии по каким-либо причинам касса может работать автономно. Все фискальные данные фиксируются ф/н, а у пользователя есть 20 дней для поиска и подключения к другому Оператору.

Критерии выбора ОФД

Предприниматель при выборе Оператора должен в первую очередь ориентироваться на наличие у него разрешительной документации (лицензии) от налоговиков. А также учесть следующие условия:

• наличие у Оператора собственного программного обеспечения для улучшения работы сервиса;
• наличие резервных серверов для обеспечения бесперебойной работы;
• скидки по специальным акциям для постоянных клиентов;
• наличие дополнительных сервисных функций;
• круглосуточная работа технической службы поддержки;
• возможность обучения сотрудников и консультирование по возникающим вопросам после подключения Оператора.

Постоянно обновляющийся перечень Операторов размещается на сайте налогового органа. Для подключения кассы необходимо зайти на сайт ОФД и заполнить форму предварительной заявки.