Штрафы за неправильное хранение документов в 2023 году

В 2023 году действуют новые санкции за неправильное хранение документов для должностных лиц и граждан. Плюс власти ввели новые штрафы для организаций. Узнайте, какие грозят штрафы за неправильное хранение документов в организации в 2023 году.

Все сроки хранения документов в 2023 году

Новые штрафы за неправильное хранение документов в 2023 году

Новые санкции. Административные штрафы за неправильное хранение документов увеличились в 10 раз для должностных лиц организаций и граждан. Новые штрафы для должностных лиц составят от 3000 до 5000 руб., для граждан – от 1000 до 3000 руб.

Полный перечень документов с новыми сроками хранения Скачать бесплатно приказ Росархива с новыми сроками

Кроме того, законодатели ввели новые штрафы для организаций – от 5000 до 10 000 руб. Поправки в статью 13.20 КоАП внес Федеральный закон от 15.10.2020 № 341-ФЗ). 

Как было раньше. Административные штрафы для должностных лиц и граждан, которые неправильно хранят документы, были в 10 раз ниже. Для должностных лиц они составляли от 300 до 500 руб., для граждан – от 100 до 300 руб. А для организаций административных штрафов в статье 13.20 КоАП не было вовсе.

Насколько законодатели ужесточили меры ответственности за неправильное хранения документов в организации, смотрите в таблице ниже.

Из писем коллег и разъяснений чиновников "Учет. Налоги. Право" выявила невыгодные и опасные заблуждения о хранении документов. Смотрите, в чем чаще всего путаются бухгалтеры.

Мифы о хранении документов

Штрафы за неправильное хранение документов в организации в 2023 году: таблица

Кого штрафуют

Сумма штрафов, руб.

Новые размеры

Прежние размеры

Должностных лиц

3000 – 5000

300-500

Граждан

1000 – 3000

100-300

Организации

5000 – 10 000

Штрафов не было

За что грозят новые штрафы за неправильное хранение документов в 2023 году

Административные штрафы грозят организациям и должностным лицам, которые не соблюдают сроки хранения документов, то есть уничтожают или утилизируют архивные документы раньше срока. Сроки хранения архивных документов определил Росархив, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). 

Важный момент. Специалисты Росархива подтвердили, что сроки хранения обратной силой не обладают. То есть, новые сроки применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу нового приказа. Исключение – документы, которые уже внесли в описи для постоянного хранения и акты об уничтожении (письмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479).

Налоговики верят только тем документам, которые оформили по правилам. «Учет. Налоги. Право» собрала ситуации, когда настоящая первичка не устраивает проверяющих.

Какую первичку забракуют

Какие еще штрафы грозят за отсутствие документов

Если вы не храните первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, налоговики могут посчитать это грубым нарушением правил учета (ст. 120 НК). В таком случае компанию могут оштрафовать на сумму 10 000 руб. Причем, такой штраф взимают лишь в случае, если из -за нарушения организация не занизила налоговую базу. Должностным лицам этой организации грозят административные штрафы от 5000 до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП). Оштрафовать по этой статье могут директора или главбуха организации.

Если же из-за недостающих документов вы занизите базу и соответственно сумму налога, инспекторы оштрафуют компанию на 20% от недоплаченного налога. При этом штраф не может быть меньше 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Если же какой-то документ потребуют при проверке, а вы его не предъявите, грозит штраф в 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК). За непредставленный документ для встречной проверки штрафы выше – 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК).

Если же у вас нет документа, подтверждающего расходы, инспекторы снимут расходы и начислят штраф компании. Штраф составит 20 процентов от суммы доначисленного налога (ст. 122 НК).