Как в 1С:Бухгалтерия 8.3 отразить отпуск
Главное в статье
Инструкция, как в 1С:Бухгалтерия отразить отпуск
Какие документы можно распечатать из 1С:БухгалтерияКак перечислить суммы работнику
Основные правила для отпусков
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется сотрудникам с сохранением места работы и среднего заработка (ст. 122 ТК РФ). Отдельным категориям отдых положен в удобное для них время. В остальных случаях он предоставляется по графику. Все правила предоставления отпусков смотрите в спецпроекте от Системы Главбух.
Открыть спецпроект по отпускам
Отпускной период оплачивается из среднего заработка работника. Сумма зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период и сколько денег начислено работнику. Все формулы для расчета среднего заработка за день смотрите в Системе Главбух для разных ситуаций.
Как рассчитать средний заработок за день: формулы и примерыДля расчета итоговой суммы отпускных используются другие формулы. Смотрите их в другом материале от экспертов.
Смотреть формулы и примеры по расчету суммы отпускных к выплате
Пошаговая инструкция, как отразить в 1С:Бухгалтерия отпускОснованием для отпуска служат заявление сотрудника или график, который организация утверждает до конца декабря на будущий год (ст. 123 ТК РФ). В 1С:Бухгалтерия 8.3 готового графика отпусков нет. Его можно вести в Excel, используя, например, форму Т-7. Порядок утверждения закрепите в учетной политике. Не позднее чем за две недели до отпуска работника нужно письменно уведомить под подпись (форма произвольная).
Умный график отпусков
Шаг 1. Где начисляются отпускные в 1С:БухгалтерияВ 1С:Бухгалтерия перейдите в раздел «Зарплата и кадры» - «Кадровые документы». Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид:
«Отпуск» - для оплачиваемых дней.
«Отпуск без сохранения зарплаты» - для дней за свой счет.
Шаг 2. Заполните основную информацию и отпускные датыА.В. Львов – сотрудник ООО «Альфа». Он устроился на работу 17 июня 2025 г. Отпуск он берет за календарный год с 17.06.25 по 16.06.26. Ему предоставлены дни отдыха с 15.05.26 по 11.06.26 г. на 28 кал. дн.
В документе 1С:Бухгалтерия указывается:
дата создания;организация;сотрудник;основание (заявление, график, записка-расчет).
строка «За работу с» - это календарный год с даты трудоустройства работника, за который берутся отпускные дни;строка «Отпуск с» - это фактические дни, когда сотрудник планирует отдыхать.
Шаг 3. Проверьте расчет отпускных1С:Бухгалтерия для расчета отпускных использует информацию о среднем заработке работника. Нажмем на ссылку «Начислено» и развернем «Средний заработок».
Еще по теме: Как считать средний заработок
За период с мая 2025 по апрель 2026 г. (расчетный период 12 мес., которые предшествуют месяцу отдыха), работник заработал 1 052 631,58 руб. 1С:Бухгалтерия рассчитала количество отработанных дней (306,67). Средний заработок равен 3 432,46 руб. (1 052 631,58 / 306,67).
Период отпуска за май приходится на числа с 15.05 по 31.05 – это 17 дней. Начисление отпускных за май составит: 17 х 3 432,46 = 58 351,82 руб.
Отпускной период, выпадающий на июнь – числа с 01.06 по 11.06. За 11 дней отпуска программа начислила: 11 х 3 432,46 руб. = 37 757,06 руб.
То есть общая сумма отпускных, начисленных Львову равна: 58 351,82 + 37 757,06 = 96 108,88 руб.
Шаг 4. Проверьте расчет НДФЛ
Нажмите на ссылку «НДФЛ» в 1С:Бухгалтерия. Откроется окно с расшифровкой расчета. У Львова нет вычетов, доход не превысил 2,4 млн рублей в 2026 г., поэтому расчет производится по обычной ставке 13%:96 108,88 х 13% = 12 494 руб. (в целых рублях).
Также читайте: НДФЛ с отпускных
Шаг 5. Проверьте сумму к выплате
Сумма к выплате в 1С:Бухгалтерия рассчитывается как разница между начисленной суммой и размером НДФЛ.
Проверка: 96 108,88 – 12 494 = 83 614,88 руб.
Шаг 6. Посмотрите проводки
Нажмите на кнопку «Дт Кт». 1С:Бухгалтерия делает проводки:
Дебет 26 Кредит 70 на начисленную сумму;
Дебет 70 Кредит 68.01 на удержание НДФЛ.
Программа использует сч. 26, т.к. сотрудник относится к административно-управленческому персоналу. Если, например, он производственный работник, то вместо сч. 26 в проводках используется сч. 20. Правила учета можно настроить в разделе «Учет расходов» в карточке сотрудника.
Проводки по отпуску
Распечатайте документы на отпуск из 1С:БухгалтерияИз документа начисления отпускных 1С:Бухгалтерия разрешает печать следующих документов:
приказ о предоставлении отпуска (форма унифицированная Т-6);записки-расчета по унифицированной форме Т-60;расчет среднего заработка.
Обратите внимание на даты приказа. По правилам, работника нужно уведомить за 2 недели начала отпуска. Некоторые компании используют вместо уведомления форму приказа. Но безопаснее уведомлять сотрудника отдельным уведомлением, а приказ использовать, как вспомогательный документ.
Образцы приказов
В правом верхнем углу 1С:Бухгалтерия можно нажать на три точки, выбрать «Файл» - «Сохранить как» и сохранить документ на компьютер в удобном формате.
Записку-расчет заполняет кадровая служба и бухгалтер. Она выводится на печать и обеспечивается ее сохранность, т.к. отпускные влияют на размер исчисления НДФЛ и страховых взносов. Записку-расчет запрашивают проверяющие органы.
Сохранить ее можно аналогичным способом.
Еще по теме: Образцы документов по отпуску
Перечисление отпускных в 1С:Бухгалтерия
В 1С:Бухгалтерия 8.3 выплату отпускных можно оформить через:
зарплатный проект;перечислением на личную карту вне зарплатного проекта;выдать наличными.
Перед формирование платежного поручения или РКО создается документ «Ведомость в банк» (или кассу). Она находится в разделе «Зарплата и кадры».
Настройки, как сотрудник получает деньги от организации, проведите в карточке сотрудника 1С:Бухгалтерия.
Например, сотрудник получает зарплату на счет в банке. Быстрый способ создания ведомости и платежного поручения – это нажатие на кнопку «Выплатить» из документа отпуска.
Второй способ – создать ведомость и платежное поручение на основании ведомости вручную.
Платежное поручение на перечисление отпускных в 1С:Бухгалтерия на картинке ниже.
После проведения оплаты банком, заполните документ «Списание с расчетного счета» из раздела «Банк и касса».
Проводки после проведения выплаты отпускных:
Дебет 70 Кредит 51 – сумма на руки;
Дебет 68.01 Кредит 68.90 – учтен удержанный НДФЛ.
Также читайте: Как выплатить отпускные
Перечисление НДФЛ в 1С:Бухгалтерия
Правила и сроки уплаты НДФЛ на рисунке.
Смотреть подробнее
Не забудьте сформировать уведомление об исчисленных суммах НДФЛ. Оно находится в разделе 1С:Бухгалтерия «Отчеты» - «1С-отчетность». Укажите в нем вид налога. Программа подтянет КБК и счет. Также отразите отчетный период и сумму.
Создайте платежное поручение на перечисление НДФЛ в составе ЕНП.
После проведения оплаты в банке, проведите списание с расчетного счета.
Проводки:
Дебет 68.90 Кредит 51
Отражение отпускных в 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия
Для упрощения и наглядности примера покажем только отражение отпускных в 6-НДФЛ и налога с них.
В разд. 2 формы 6-НФДЛ отпускные отражаются:
стр. 120 – начисленные отпускные;стр. 131 – база (вычетов нет, поэтому база равна сумме отпускных);стр. 140 – исчисленный налог (12 494);стр. 160 – удержанный налог общий;стр. 163 – удержанный налог с 1 по 22 мая.
В разд. 1 отражается налог к уплате по сроку перечисления:
стр. 020 – общая сумма по всем срокам к уплате;стр. 023 – по третьему сроку перечисления (наш период мая по примеру выпадает на третий срок).
Страховые взносы с отпускных в 1С:Бухгалтерия
Страховые взносы в 1С:Бухгалтерия начисляются не в документе отпуска, а в документе начисления зарплаты. В нашем примере, в документе за май 2026 г. Предположим, за май Львову начислено зарплата 42 105,26 руб. 1С:Бухгалтерия при исчислении взносов учитывает и сумму отпускных в размере 96 108,88 руб. То есть взносы исчисляются с общей суммы 138 214,14 руб. (42 105,26 + 96 108,88).
Расчет взносов по общему тарифу: 138 214,14 х 30% = 41 464,24 руб.
Расчет взносов на травматизм по тарифу 0,2%: 138 214,14 х 0,2% = 276,43 руб.
При этом НДФЛ в документе начисления зарплаты за май берется только с заработной платы, без учета отпускных (42 105,26 х 13% = 5 474).
Проводки 1С:Бухгалтерия:
Дебет 26 Кредит 70 – начислена зарплата;
Дебет 70 Кредит 68.01 – удержан НДФЛ с зарплаты;
Дебет 26 Кредит 69.11 – начислены страховые взносы на травматизм;Дебет 26 Кредит 69.09 – начислены взносы по общему тарифу;Дебет 69.09 Кредит 68.90 – учтены страховые взносы по общему тарифу в составе единого платежа.
Подробнее про страховые взносы с отпускных читайте в Системе Главбух.