10 erreurs à ne pas faire quand on rédige un mail professionnel
Instantané et intuitif, le mail s'est imposé comme la norme des relations professionnelles. D'une demande de contrat à une proposition de petit-déjeuner avec un futur client, l'échange est bref et sans détour. Un mail se suffit à lui seul.
Il aura singularisé lettres et invitations en carton. Il aura donné naissance à un autre style d'écriture : vif, efficace et lapidaire parfois. Le mail a son univers.
Et pourtant. Si le mail se lit, il doit s'écrire avec finesse. Un mail simple et formulé habilement n'excuse pas maladresses et erreurs. C'est un exercice de rhétorique à part entière. Sous sa nonchalance apparente, il n'en demeure pas moins que sa rédaction exige rigueur et concentration.
L'ouvrage Écriture stratégique que j'ai écrit avec trois professeurs de français et de communication, Valérie Aubinaud, Clara de Sorbay, Sophie-Anne Rocca, est une réponse aux interrogations de nos élèves de l'enseignement supérieur. Ces derniers découvrent alors les facettes du monde de l'entreprise. Trop souvent, nous avons déploré le manque de considération à l'égard de l'écrit. Cet ouvrage permet de mieux appréhender la portée stratégique de l'écriture au sein de l'entreprise.
À l'ère des réseaux sociaux, l'écrit fera votre différence.
Il sera le grain de sel qui vous permettra d'émerger.
Plus que jamais, l'écriture sera votre alliée.
Quelles sont les erreurs rédhibitoires pour le mail ?
1) Une adresse mail fantaisiste
Votre adresse mail des années collège ? Transformez-la en un joli souvenir. Gagnez à présent en efficacité. Que votre adresse mail ne vous desserve pas. Une adresse sobre associant nom, prénom et votre entreprise institutionnalisera votre contenu et rassurera votre interlocuteur.
2) Aucun objet
Un mail sans objet ne se lira pas. Soyez bref et concis. Pourquoi votre interlocuteur s'arrêterait-il à votre mail? Parce que vous lui donnez une information qui lui sera utile dès l'objet. En quelques mots seulement, il est une première approche vers votre destinataire.
3) Une signature qui ne laisse pas de trace
Jusqu'au dernier mot, donnez le maximum d'éléments à votre interlocuteur. La signature en fait partie.
Pensez à l'automatiser sur votre ordinateur ou votre smartphone, vous gagnerez ainsi du temps quitte à l'ajuster selon vos contenus. A la suite de vos nom et prénom, indiquez vos coordonnées (postales et téléphoniques). Actualisez votre signature en ayant recours à une bannière retraçant le logo, la dernière campagne de votre entreprise etc. Vous pouvez y insérer bien entendu un lien hypertexte vers un site internet, un blog...
4) L'écriture SMS
Bannissez les "slt ca va ? ^^" qui risquent fortement d'agacer votre lecteur. Ce n'est pas parce qu'il s'agit d'un clavier avec une écriture T9 que l'on peut se permettre d'être familier. Derrière l'écran d'ordinateur, les hiérarchies persistent. Pas de posture trop familière.
5) Des envois groupés qui ne plaisent pas
Personnalisez votre mail ! Un message reçu adressé à 50 personnes n'a pas le même impact que celui écrit spécialement pour l'interlocuteur. Ajustez votre propos à la personne concernée. Le one to one s'applique également aux mails.
6) Des longueurs
Tourner autour du pot ? Très peu pour le mail. D'emblée, votre récepteur doit comprendre de quoi il s'agit. Soyez cohérent avec l'objet du mail. Quel est le message que vous entendez véhiculer ? Que votre mail soit court et efficace. Structurer vos informations par bullet point pour que cela soit agréable à la lecture.
7) Moi, moi, moi
Au risque de vous décevoir, un monologue n'intéressera pas grand monde. Après avoir adressé le traditionnel "Chère Madame, Cher Monsieur", rappelez les liens tissés avec vos interlocuteurs. En quelques phrases, évoquez vos connections ou bien la dernière fois que vous vous êtes vus. Cela donnera l'occasion à ces derniers de pouvoir vous resituer immédiatement.
N'hésitez pas à l'interpeler. Adresses et apostrophes sont les bienvenues.
8) L'art de l'impolitesse
Bien entendu, un mail n'est pas une lettre écrite à la plume. Il n'en demeure pas moins que les codes perdurent. N'occultez pas les formules de politesse. On se passera, pour un cadre professionnel, du célèbre "Veuillez agréer l'expression de mes sentiments les meilleurs / distingués". On retiendra une formule comme "bien à vous" ou "cordialement".
9) un mail transféré : vexant !
Vous souhaitez transmettre la même information à des publics différents, c'est possible. Pensez à transférer vos mails en enlevant le "Tr". Veillez à bien garder les pièces-jointes du mail initial. Soyez vigilant à mettre à jour vos informations concernant les nouveaux destinataires.
10) Un mail non structuré
Pensez impérativement à l'organiser en, paragraphe. Votre lecteur verra où vous voulez en venir. Faites pour débuter un rapide état des lieux avec une remise en contexte. Puis, dans un deuxième mouvement, faites part de votre demande de façon directe. Puis donnez à votre interlocuteur la possibilité de pouvoir y répondre en lui donnant rendez-vous ou en lui laissant la possibilité de vous recontacter.
Soyez toujours en alerte. Une erreur se remarque.
Écrire rapidement ne nécessite pas de vous bousculer. La vivacité exige de la justesse.
Prenez le temps d'être bref !
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