Чужие руки для ваших цифр: зачем бизнес отдаёт бухгалтерию на сторону
Любая компания, будь то крошечный магазин у дома или солидное производство, обязана вести учёт. Надо считать налоги, начислять зарплату, выписывать счета, сдавать отчёты. Для этого либо нанимают штатного бухгалтера, либо обращаются к посторонним специалистам. Второй вариант называется бухгалтерским аутсорсингом, и с каждым годом он становится всё популярнее, особенно среди небольших предприятий.
Сама идея аутсорсинга проста: компания передаёт часть своих задач другой организации, которая специализируется именно на этом. Вместо того чтобы держать в штате бухгалтера, которому надо платить зарплату круглый год, покупать для него компьютер и бухгалтерские программы, оплачивать больничные и отпуска, бизнес заключает договор со сторонней фирмой. Она берёт на себя всю финансовую работу за фиксированную плату.
Для малого бизнеса такое решение часто оказывается спасительным. Начинающему предпринимателю бухгалтер в штате просто не нужен — работы на пару часов в неделю, а платить человеку приходится за полный день. Аутсорсинг позволяет платить ровно за тот объём, который реально есть. При этом качество работы обычно выше, потому что в профильной компании работают специалисты разного профиля: кто-то лучше разбирается в налогах, кто-то — в зарплате, кто-то — в отраслевой специфике.
Есть у такого подхода и другая важная сторона — независимость. Штатный бухгалтер может заболеть, уйти в отпуск, уволиться в разгар сдачи отчётов. Для малого предприятия это катастрофа. Аутсорсинговая компания таких сбоев не допускает: если один специалист выбывает, его тут же подменяет другой. Клиент вообще не замечает, что что-то случилось, отчёты сдаются вовремя.
Финансовая безопасность тоже играет роль. Штатный бухгалтер, особенно если он работает один, имеет доступ ко всем счетам и печатям. Известны случаи, когда недобросовестные сотрудники пользовались этим в своих целях. В аутсорсинговой компании доступы распределены, каждый делает свою часть, и для мошенничества просто нет условий. Кроме того, профессиональная фирма несёт ответственность за ошибки и страхует свои риски.
Но есть у аутсорсинга и обратная сторона. Чтобы отдать бухгалтерию на сторону, нужно полностью доверять чужим людям. Предприниматель перестаёт видеть свои документы каждый день и не может в любой момент заглянуть в отчётность. Общение происходит через интернет или по телефону, и если что-то идёт не так, заметить проблему сразу трудно.
Ещё один момент — погружённость в бизнес. Штатный бухгалтер сидит в офисе, видит, чем живёт компания, знаёт всех сотрудников в лицо, понимает нюансы каждого договора. Сторонним специалистам, которые ведут сразу десяток фирм, вникать в тонкости чужого бизнеса некогда. Они работают по документам, которые им приносят, и если документ оформлен неверно, могут просто не заметить ошибку.
Для кого-то важна и скорость реакции. Когда бухгалтер сидит в соседнем кабинете, к нему можно зайти в любую минуту и спросить, как дела. С аутсорсингом так не получится. Надо писать письмо или звонить, ждать ответа. Для срочных вопросов это не всегда удобно, хотя многие компании сейчас предоставляют консультации онлайн практически мгновенно.
Выбирая между своим бухгалтером и сторонней организацией, предприниматель смотрит на масштаб. Для микробизнеса с минимальным оборотом аутсорсинг почти всегда выгоднее. Для средней компании, где работы много и учёт сложный, иногда дешевле держать своих специалистов, потому что объём платежей аутсорсеру становится сопоставим с зарплатой штата, но свои работники всегда под рукой.
Важно понимать, что бухгалтерский аутсорсинг бывает разным. Можно передать только расчёт зарплаты, можно отдать полностью весь учёт, а можно пользоваться услугами для разовых задач — например, восстановить учёт после увольнения штатного бухгалтера или подготовить отчётность за прошлый год. Есть компании, которые работают удалённо, а есть такие, что готовы присылать специалиста в офис раз в неделю.
Законодательство к аутсорсингу относится спокойно. Главное, чтобы у компании, оказывающей услуги, были квалифицированные кадры и она несла ответственность за свои действия. Договор обычно прописывает, кто за что отвечает, в какие сроки сдаются отчёты и как решаются споры. Хорошая аутсосинговая фирма всегда страхует свою ответственность — на случай, если из-за её ошибки клиенту начислят штрафы.
Для многих предпринимателей бухгалтерский аутсорсинг становится способом сэкономить не только деньги, но и нервы. Не надо искать специалиста, проверять его квалификацию, следить за сроками сдачи отчётов, разбираться в изменениях законодательства. Всё это делают профессионалы, а владелец бизнеса занимается своим прямым делом — производит товары или оказывает услуги.