Как писать профессиональные e-mail, на которые отвечают?

Совет №1: Избегайте автоматических приветствий

Письмо, которое начинается с автоматического приветствия, не хочется читать. Оно безлично, и это раздражает или, по-крайней мере, не вызывает никакого интереса. Например, если пользователь открывает письмо и видит там: «Здравствуйте, пользователь блога», «Уважаемый клиент» и тому подобные приветствия, скорее всего, вы не получите ответа.

Чтобы заинтересовать получателя, лучше всего назвать его по имени или даже выяснить, какое обращение он предпочитает. Например, если вы начнете письмо с «Уважаемый Сергей Николаевич» или «Доброго времени суток, Маша», это будет смотреться более доброжелательно и по-человечески.

Получая e-mail со своим именем, пользователь чувствует, что письмо отправлено именно ему, а не сотне таких же пользователей, что повышает шансы на прочтение и ответ.

Совет №2: Не бросайтесь сломя голову в написание

Итак, вы поприветствовали получателя, но после этого не стоит сразу строчить полный текст письма.

Всегда помните: каждое письмо, отправленное от вашего имени — это вклад в копилку вашей репутации.

Перед тем как погружаться в сочинение письма, подумайте, как лучше представиться читателю. Если вы пишете клиенту в первый раз, после приветствия нужно указать, кто вы, чем занимаетесь и что хотите от него. Например: «Здравствуйте, Сергей Николаевич. Я — Вася, профессиональный автор и блоггер в компании Бла-Бла-Бла, и я хотел бы предложить вам…»

Если же вы пишете клиенту повторно, остановитесь и пролистайте прошлые e-mail, которые вы ему отправляли. Проверьте, есть ли в них важные вещи, которые надо упомянуть, прежде чем писать новую информацию. Вы привлечете больше внимания, если будете опираться на то, что уже было.

Например: «Привет, Маша. В прошлом письме мы говорили концепции мирового господства. Как раз сегодня я закончил работу над своей первой книгой, которая раскрывает некоторые аспекты правления миром».

Некоторые авторы начинают свои профессиональные письма с личных вещей, например: «Привет, как у тебя дела? Надеюсь, с бизнесом у тебя всё хорошо, дела идут в гору, прибыль растет…» Заботу о бизнесе и здоровье клиента оставьте его близким.

Вашим подписчикам и клиентам не интересно знать ничего, кроме ответов на свои вопросы и решения своих проблем.

Совет№3: Создайте «вкусный» e-mail

Итак, после того, как вы тепло поприветствовали клиента, представились ему или вспомнили что-то из прошлой переписки, наступает время для самого сочного куска текста — самой сути письма.

Ваша задача — сделать его кратким и ясным, но не слишком «куцым». Для этого четко осознайте, что у людей гораздо меньше времени, чем вам кажется.

У интернет пользователей наблюдается такая особенность — они стараются как можно быстрее прочитать одно и перейти к другому, и это всегда надо помнить при написании e-mail. Но каким бы лаконичным ни было ваше письмо, опасайтесь небрежности и чрезмерной сжатости, иначе ваш текст получится грубым и топорным.

Если же ваше письмо должно быть исчерпывающим, упомяните это в начале, чтобы не шокировать пользователя. В любом случае, для положительного результата вы должны предложить читателю что-то действительно сочное, чтобы он продолжал читать дальше.

И еще: не забудьте добавить «пожалуйста» и «спасибо» — письмо с вежливыми словами и без них смотрится совсем по-разному.

Совет №4: Добавляйте тематические исследования и характеристики

Исследования и рекомендации привлекают внимание, вызывают доверие и делают информацию более наглядной, а письмо — более интересным. Не зря говорят «Лучше один раз увидеть…» Если вы найдете тематическое исследование, подходящее по смыслу, смело вставляйте его в e-mail. Пользователь обязательно дочитает ваше письмо, чтобы понять, какую выгоду можно извлечь из общей картины.

Совет №5: Заканчивайте вежливо

Многие люди заканчивают свои e-mail просто точкой. Это в корне не правильно, ведь последние слова выражают отношение к читателю, его значение для вас. Вы поздоровались — отлично, но надо не забыть попрощаться.

Лучше всего это сделать с помощью благодарности — скажите читателю «спасибо» за то, что он потратил время именно на ваш e-mail. Вы еще помните, что его время очень ценно? Тогда скажите ему об этом, и можно добавить еще несколько вежливых слов и пожеланий: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и т.д.

Совет №6: И всё еще не нажимайте «отправить»

Вы уже сделали всё, что надо, включая эффектное и вежливое заключение, но всё равно еще рано отправлять свой идеальный e-mail, потому что, несмотря на старания, он может оказаться вовсе не таким хорошим. Настало время редактировать, форматировать и корректировать.

Тщательно проверьте в своем письме:

Грамматические ошибки

Правильное написание слов

Правильное разделение на абзацы

Выделение важных моментов

Нужные ссылки

Обязательно проверьте, прикреплен ли файл, который вы обещали читателю. Конечно, вы можете отослать забытые файлы во втором письме, но это выглядит не очень профессионально.

Результат профессионального письма, по большей части, зависит от того, насколько эффектно вы представили свое предложение, но если вы будете следовать этим советам, ваши шансы на ответ увеличатся.