Отпуск в удобное время: кому, когда и как предоставлять в 2025 году
Кто может уйти в оплачиваемый отпуск в удобное время
По закону все сотрудники должны следовать графику отпусков. Однако есть несколько категорий работников, которым трудовое законодательство позволяет брать отпуск в любое время, не привязываясь к общему графику. Список таких льготников представлен в таблице ниже.
Ежегодные отпуска для указанных категорий сотрудников должны быть внесены в общий график, однако их предпочтения по конкретным датам всегда должны учитываться. Важно отметить, что даже при наличии утвержденного графика, эти работники имеют право на отпуск в удобное время, не ограничиваясь запланированными датами. Для этого достаточно подать соответствующее заявление работодателю (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное время: таблица
Скачать таблицу
Рассмотрим предоставление сотрудникам отпуска вне графика.
Допустим, О.Н. Кривова мать троих детей. Младшему еще не исполнилось 14 лет, а старшему — 18. Она хотела разделить свой отдых на июль, чтобы поехать с детьми на море, и на начало сентября, так как один из детей идет в первый класс. Согласно статье 262.2 ТК РФ, Ольга Николаевна имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное время.
А.Р. Карчев защищал страну на специальной военной операции. Его трудовой договор приостановили на время отсутствия сотрудника. В течение полугода после возобновления трудового договора он имеет право на отпуск в удобное время согласно ст. 351.7 ТК РФ. Стаж работы у работодателя роли не играет.
Как оформить отпуск в удобное время
Шаг 1. Чтобы оформить отпуск вне графика, сотрудник должен принести в отдел кадров заявление на отпуск вне утвержденного графика. Реквизиты заявления укажите в графике как основание переноса отпуска. Нарушением это не будет. Образец заявления на отпуск в удобное для работника время смотрите ниже.
Скачать образец
Шаг 2. Получив заявление, проверьте наличие льгот у работника. Например, попросите предоставить свидетельства о рождении детей, удостоверение почетного донора, ветерана боевых действий, справку об инвалидности, справку о беременности супруги и другие документы, подтверждающие право на льготы.
Далее подготовьте приказ о предоставлении отпуска, согласуйте его с работником и руководителем компании.
Скачать образец
Шаг 3. Оповестите бухгалтера по расчету заработной платы и передайте ему копию приказа для начисления отпускных. Согласно статье 136 ТК РФ, отпускные должны быть выплачены не позднее трех дней до начала отпуска.
Шаг 4. Внесите изменения в график. Воспользуйтесь, например, образцом из Системы «Главбух».
Шаг 5. Рассмотрите возможность временного замещения обязанностей сотрудника другим работником организации. Например, если бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ) планировала уйти в отпуск в июне, ее обязанности могла бы взять на себя бухгалтер по реализации. Однако у последней трое детей, отпуск в удобное время положен ей по трудовому законодательству. Бухгалтер по реализации также хочет отдохнуть в июне, так как ее мужу предоставили льготные путевки в санаторий. Обсудите с бухгалтером по учету ТМЦ возможность переноса отпуска или предложите возложить обязанности по замещению на бухгалтера по заработной плате и заместителя главного бухгалтера. Не забудьте оформить приказ о доплате замещающему сотруднику, образцы и формы всех необходимых документов можно найти в Системе Главбух.
Когда работодатель может отказать сотруднику в отпуске вне графика
Существуют обстоятельства, при которых организация имеет право отказать работникам, имеющим льготы, в предоставлении отпуска в их предпочтительное время. Эти ситуации могут быть связаны с невнимательностью или неправильным поведением самих сотрудников.
Работник не предоставил подтверждение льготы. Если сотрудник не передал кадровой службе документы, подтверждающие его право на льготу, работодатель не обязан самостоятельно их запрашивать. Закон не требует от работодателя согласовывать отпускные сроки с каждым работником, если льготы не были должным образом подтверждены. В случае спора о предоставлении отпуска в неугодное время, суд может поддержать работодателя (апелляционное определение Ленинградского областного суда от 21.02.2018 № 33-1123/2018).
Сотрудник не подал заявление на отпуск. Для того чтобы предоставить отпуск вне установленного графика, необходимо зафиксировать желание сотрудника в письменной форме. Устное обращение работника или отсутствие его заявления в кадровом отделе означает нарушение процедуры. В таком случае работодатель не обязан предоставлять отпуск (апелляционное определение Московского городского суда от 28.06.2017 по делу № 33-24791/2017).
Работник злоупотребляет своими льготами. Суд может поддержать работодателя, отказавшего в предоставлении отпуска вне графика, если будет установлено, что сотрудник злоупотребляет своим правом (постановление пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). Например, если работник многократно меняет свои планы и подает заявления на перенос отпуска. Тем не менее, доказать злоупотребление правом довольно сложно. Если ситуация дойдет до судебного разбирательства, работодателю понадобятся веские доказательства.