Аутсорсинг — удобное современное решение для оптимизации затрат и контроля эффективности

Светлана Борматова - Генеральный директор АО «Гринатом Простые Решения» (входит в контур Госкорпорации «Росатом»). Сам термин «аутсорсинг» произошел от двух английских слов: out — вне, снаружи, source — источник, как в прямом, так и в переносном смысле. Когда бизнес что-то отдаёт на аутсорс, он поручает внешней компании фронт работ, который прежде возлагался на собственных сотрудников. Давайте разберёмся, какие положительные и отрицательные стороны есть у такого подхода, какие преимущества и риски он влечёт.

Польза аутсорсинга Во-первых, аутсорсинг — это очень удобно. Пока ваш бизнес решает ключевые задачи и фокусируется на стратегии, все рутинные задачи вы передаете стороннему провайдеру услуг. У провайдера, специализирующегося на конкретной услуге, есть возможность привлекать с рынка труда наиболее квалифицированных специалистов, в то время как в вашей компании затраты на них вряд ли бы оправдались. На аутсорсинг можно передать и отчётность, и взаимодействие с регулирующими органами, и обслуживание компьютерной и офисной техники, и поддержку розничных клиентов, и даже отбор и обучение персонала. Специализированный аутсорсинг даёт вам доступ к лучшим практикам и самым современным инструментам, поскольку он обладает нужными шаблонами, методологией, высокопроизводительной IT-системой и уже упомянутыми выше высокопрофессиональными кадрами. С помощью аутсорсинга вы получаете оптимальную численность той или иной функции вашей компании по нормативу, сопоставимому с лучшими предприятиями вашей отрасли, а также доступ к самым передовым и, как правило, дорогим технологиям и IT-решениям. В отличие от расходов на оплату труда штатных сотрудников, эти затраты не имеют постоянного характера, они оперативно масштабируются в соответствии с нагрузкой. К тому же провайдера услуг в случае нарушения SLA (Service Level Agreement — соглашения об уровне обслуживания) поменять значительно легче, нежели собственных сотрудников. Парадоксально, но факт: в большинстве случаев передача функции на аутсорсинг обеспечивает более высокую прозрачность и эффективность, чем решения в рамках компании. Это связано с тем, что провайдеры услуг предоставляют оперативные отчёты, которые не только отличаются качественно, но и напрямую, постатейно связываются с затратами, которые вы несёте. Минусы аутсорсинга Самый большой риск при переходе на аутсорсинг — выбор недостаточно квалифицированного поставщика. В этом случае возникают риски несоблюдения провайдером взятых на себя обязательств по качеству, объёму и стоимости предоставляемых услуг, а в критических случаях — утечки данных и другие неприятности. Тут стоит отметить, что подобных случаев среди топ-10 провайдеров по аутсорсингу в России зафиксировано до сих пор не было ни разу. Таким образом, выбор известного и высоко котирующегося провайдера страхует вас от подобных эксцессов. Самая же распространенная проблема при переходе на аутсорсинг — сопротивление со стороны персонала заказчика. Вашим собственным сотрудникам придется менять процессы и подходы к работе, а это не всегда просто, даже если все нововведения — только к лучшему. В связи с этим, если вы приняли решение о переходе на аутсорсинг, вам предстоит проделать кропотливую подготовительную работу по разъяснению персоналу ваших мотивов, экономического обоснования такого решения и мотивации их на сотрудничество с внешней компанией. Только поддержка руководства и плотный постоянный контакт с компанией-провайдером услуг на этапе перехода к новой модели сделают его относительно лёгким и позволят пройти безболезненно. Форматы аутсорсинга На аутсорсинг могут быть переданы как одна, так и сразу несколько «поддерживающих» функций. Объём предоставляемых услуг, IT-сервисы и инструменты, которыми провайдер «делится» с заказчиком, регламентируются контрактом. Та или иная функция может быть передана в полном или частичном объёме. Например, компания не готова по каким-либо причинам передавать всё кадровое делопроизводство, а вот подбор, адаптацию и обучение персонала, как наиболее «проблемную» часть, готова отдать с радостью. В случае с бухгалтерией — оставить у себя функцию главного бухгалтера, а транзакционные операции — отдать. При этом провайдер услуг может работать на своей системе или на системе клиента, если это указано в договоре. Разумеется, на аутсорсинг почти никогда не отдают продажи, поскольку они являются стержнем жизнеспособности бизнеса, однако почти все остальные функции могут быть безболезненно делегированы внешней компании. Что чаще всего отдают на аутсорсинг Среди самых популярных функций — бухгалтерский и налоговый учет, бюджетирование и финансовое планирование, кадровое делопроизводство, документооборот, юридическая и IT-поддержка. Большая часть рынка сосредоточена именно в этих сегментах. Есть специализированные провайдеры услуг и других областях: облачное хранение данных, системы безопасности и контроля доступа, организация питания сотрудников в офисе, в конце концов, клининг. Практически во всех этих областях сторонние услуги дадут вам выигрыш в качестве и экономию по деньгам. Отличия аутсорсинга от аутстаффинга и фриланса Аутсорсинг — это бизнес-услуга, которая описывается обязательствами одной компании перед другой. Существует договор, в котором прописан регламент работы, гарантии и ответственность, включая штрафные санкции. Именно поэтому аутсорсинг — это обычно недёшево и очень серьёзно. Аутстаффинг — это сторонние сотрудники, предоставленные другой компанией вашей компании «в аренду», обычно под конкретный проект. Здесь гарантия и ответственность имеют совершенно иную форму, и нагрузка на принимающую компанию выше. За эффективность их работы в данном случае отвечает ваш менеджмент, и сотрудники не приносят с собой передовых решений и программного обеспечения, а только собственный опыт. Что касается фриланса, то это — независимые эксперты, исполнители «на вольных хлебах», часто оформленные как ИП или самозанятые, к услугам которых компания может прибегнуть для закрытия небольших разовых задач. Фриланс иногда позволяет получить качественное решение за минимальные деньги, но чаще вы сталкиваетесь с затягиванием сроков, необязательностью и отсутствием гарантий достижения результа, даже при работе через популярные международные и российские фриланс-платформы. Популярность аутсорсинга Крупные компании первого эшелона в основном уже закрыли свои потребности в повышении эффективности с помощью аутсорсинга или создали свои внутренние ОЦО (общие центры обслуживания). Сейчас наблюдается тенденция прихода на этот рынок среднего бизнеса, который тоже стремится оптимизировать и поднять свои бизнес-процессы на новый уровень. Аутсорсинг является перспективным решением по развитию бизнеса, поскольку требует меньших инвестиций и способен решать задачи «здесь и сейчас». Можно смело сказать, что популярность аутсорсинга среди российских компаний растёт — её стимулирует необходимость оптимизации затрат, повышения эффективности и получения доступа к современным технологиям и лучшим практикам.