Электронные счета-фактуры (ЭСФ): формат, ЭДО, бухгалтерия
Электронный счет-фактура (ЭСФ): что это
Электронный счет-фактура - электронный аналог бумажного документа счета-фактуры. С помощью ЭСФ покупатель сможет снизить сумму налога к уплате на размер НДС, который уже уплачивался при покупке сырья для изготовления продукции.
Все про ЭСФ
Использование электронных счетов-фактур имеет ряд преимуществ по сравнению с обычными бумажными счетами-фактурами. Во-первых, это экономит время и снижает затраты на обработку документов. Вместо ручного заполнения и отправки бумажных счетов-фактур, организации могут автоматизировать этот процесс с помощью системы ЭДО. Во-вторых, использование электронных счетов-фактур позволяет избежать ошибок при заполнении документов и упрощает процесс контроля и анализа данных.
Проверьте документы перед составлением отчетности. Бумаги с ошибками, которые компания уже приняла к учету, нельзя заменить на новые. Но их можно исправить. Правила исправления ошибок в первичке и счетах-фактурах различаются.Как исправлять ошибки
Электронные счета-фактуры в бухгалтерии
Электронные счета-фактуры играют важную роль в бухгалтерии организации. Они используются для учета и контроля товарных и услуговых операций. Бухгалтер должен правильно оформить и провести электронные счета-фактуры в учетной системе, чтобы обеспечить корректность и достоверность финансовой отчетности. Кроме того, электронные счета-фактуры могут быть использованы для автоматического формирования налоговой отчетности.
Форма электронных счетов-фактур
ЭСФ - это формализованный машиночитаемый документ, который утвержден приказом ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@. Опция машиночитаемости предполагает, что компьютер обрабатывает счета-фактуры и выявляет в них ошибки. В работе можно использовать только этот бланк без каких-либо правок. Электронный документ содержит в себе ту же информацию и реквизиты, что и бумажный аналог и служит основанием для получения вычета по НДС. Передается счет-фактура покупателю или в ФНС по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в XML-формате.
Как выставлять и учитывать ЭСФ
Электронный счет-фактура регистрируется в Журнале учета, а также в Книге покупок и продаж. Хранить электронный документ нужно на протяжении четырех лет. Отсчет срока хранения начинается после завершения налогового периода, в котором использовался документ для получения налогового вычета.
В ходе камеральной проверки декларации по НДС инспекторы могут запросить ЭСФ. Направлять документы можно через оператора ЭДО в электронном виде. В другом формате ЭСФ приниматься не будут.
Как отправить электронный счет-фактуру
Выставить ЭСФ нужно на протяжении пяти дней после отгрузки товаров, оказания услуги или получения аванса. Направляется документ покупателю только через оператора электронного документооборота (ЭДО) по каналам ТКС. Он определяет дату и время отправки, а также получения электронного счета-фактуры.
Отправить ЭСФ покупателю по электронной почте или передать на флеш-накопителе нельзя. Такой формат обмена не соответствует требованиям ФНС и лишает документ юридической значимости.
Процедура отправки счета-фактуры электронного сопровождается следующими операциями:
Оператор ЭДО принимает документ от продавца и фиксирует дату и время его поступления в Подтверждении оператора, которое подписывается электронной подписью.
Далее начинается проверка документа на соответствие правилам заполнения ЭСФ, после чего оператор извещает отправителя о выявленных ошибках.
Оператор ЭДО проводит проверку сертификата электронной подписи (если он просрочен или отозван, подписать электронный счет-фактуру не получится).
Если все в порядке, ЭСФ передается по ТКС покупателю. Дата и время передачи также фиксируется в Подтверждении оператора, которое заверяется электронной подписью. На передачу ЭСФ оператору дается двое суток: сутки на принятие документа оператором и сутки на его отправку покупателю. Но как показывает практика, документ проходит такой путь за несколько секунд.
На последнем этапе покупатель получает ЭСФ по ТКС, а затем формирует извещение о получении счета-фактуры. Оно заверяется электронной подписью получателя. Дублировать документ на бумажном носителе не нужно, так как счет-фактура уже выставлен в электронном виде. При этом у покупателя остается возможность внести правки в документ или вообще отказаться от сделки по тем или иным причинам.
Как заполняется электронный счет-фактура
ЭСФ - это в бухгалтерии первичный документ, который является основанием для получения налогового вычета по НДС. Поэтому к его заполнению нужно относиться внимательно. В документе указывайте следующую информацию:
порядковый номер и дату формирования;
информацию о продавце;
данные об отправителе и получателе груза;
реквизиты платежной документации;
информацию о покупателе;
название и код валюты расчетов;
название и коды товаров, работ, услуг;
количество и стоимость товаров;
данные об импортных товарах.
Для внесения дополнительных сведений можете использовать Информационное поле. Например, в общем поле можно указать реквизиты договора или заказа, в полях, предусмотренных для наименования товара - свои единицы измерения или какие-либо расчеты. Заверяется электронный счет-фактура лишь отправителем.
Как быть, если в электронном счете-фактуре выявлена ошибка
Порядок исправления ошибок и недочетов на электронном и бумажном бланке СЧФ ничем не отличается. Исправление ошибки приводит к формированию нового экземпляра документа - исправленный счет-фактура. Он также выставляется через оператора ЭДО по утвержденным правилам.
Некоторые организации предпочитают корректировать документы, отправляя покупателю новый файл. Старый при этом аннулируется.