В чем преимущества и недостатки электронной трудовой книжки?

Цифровизация захлестнула практически все сферы экономики. Компании и организации массово переходят на программируемые станки, искусственный интеллект и электронный документооборот. Не избежала этого и сфера трудовых отношений — с 1 января 2020 года в России ввели электронные трудовые книжки, которые, по задумке авторов идеи, должны полностью заменить бумажные.

Завести такую трудовую достаточно просто — достаточно написать заявление в отдел кадров с просьбой прекратить ведение бумажной трудовой. Однако многие работники не спешат это делать, опасаясь сбоя в программном обеспечении или других «сюрпризов» цифровизации.

Трудовой кодекс

Трудовой кодекс России обязывает работодателей фиксировать информацию о трудовой деятельности сотрудников. Об этом говорится в статье 66.1 ТК РФ. При этом, основная задача такой фиксации — подготовить работника к пенсии, то есть, сформировать рабочий стаж, необходимый для получения соответствующих ежемесячных выплат.

Кроме того, стаж, записанный в трудовой, влияет на размер оплаты больничных и пособий по нетрудоспособности, беременности и родам и на размер других выплат.

С 2020 года такая фиксация ведется в электронном виде, причем, сразу отправляется в Социальный фонд, который теперь объединяет функции пенсионного фонда и фонда социального страхования, который оплачивает больничные.

Какие сведения нужны

Согласно статье 66.1 ТК РФ, информация о трудовой деятельности работника должна включать данные о его месте работы, трудовой функции, переводах с одной должности на другую, расторжении трудового договора с указание основания — по собственному желанию, в связи с сокращением штатов или несоответствием занимаемой должности (полный перечень законных оснований для увольнения перечислен в статьях 71, 71.1, 73, 75, 77, 78, 80, 81, 83 и 84 ТК РФ).

Все эти данные автоматически заносятся в электронную трудовую книжку, а если сотрудник продолжает вести бумажную трудовую — то и в нее тоже. При увольнении работнику обязаны в последний рабочий день выдать бумажную трудовую книжку или заверенную в отделе кадров распечатанную электронную, которая в законе называется «сведения о трудовой деятельности». Эту же распечатку работник может получить в МФЦ, в Социальном фонде и на сайте госуслуг.

Невыдача бумажной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой книжки перед бумажной является мгновенный доступ к ней всех получателей данных — от налоговой и Социального фонда до нового работодателя.

Сложности с ведением и выдачей бумажных трудовых книжек, во многом стали причиной перехода на электронные. Например, согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью о причинах увольнения. Если этого не сделать (кадровик заболел, книжка хранится в главном офисе в другом городе или печать у директора, который в командировке), работник может обратиться в суд и оспорить увольнение.

Так, например, слесарь завода из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки был восстановлен в должности через полгода после увольнения. Суд посчитал увольнение, при котором работнику не выдали трудовую книжку, незаконным и подлежащим отмене. В результате слесарь получил зарплату за весь период вынужденного прогула, а также прибавку к трудовому стажу.

Хотя бывают и комичные случаи. Так, например, гендиректор одной фирмы, которого собственник уволил с занимаемой должности, подал на нее в суд, заявляя, что в день увольнения ему не выдали трудовую книжку. Однако суд отказал уволенному директору в удовлетворении иска, указав, что по должностной инструкции он сам отвечал за хранение и выдачу трудовых книжек сотрудников, включая себя.

Именно сложности с оформлением увольнения работника являются причиной двухнедельной отработки после того, как сотрудник написал заявление «по собственному желанию.

Как уволиться с электронной трудовой

Поскольку данные о трудовых функциях работника доступны государственным фондам и органам в реальном времени, единственной стороной, которой требуется бумажная выписка о работе уволенного сотрудника является руководство компании, которая собирается принять его на работу.

Для того, чтобы у предыдущего работодателя не возникло желание осложнить жизнь уходящему сотруднику, в Трудовом кодексе предусмотрено обязательство выдать работнику справку «Сведения о трудовой деятельности» — работникам с электронной трудовой книжкой в день увольнения, работником с бумажной — по запросу в течение трех рабочих дней.

Новая форма этой справки была утверждена в ноябре 2022 года приказом Минтруда. В ней помимо личных данных работника и юридических данных работодателя должны содержаться сведения о приеме на работу, переводе с одной должности на другую, сведения о присвоении новой профессии или специальности (например, при переподготовке или повышении квалификации), а также об увольнении или приостановлении действия договора с сохранением рабочего места.

Важно, что записи о наименовании трудовой функции, должности, специальности, профессии с указанием квалификации и конкретного вида поручаемой работы заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя. Если же должность или вид работ предполагает предоставление льгот или ограничений (например, если речь идет о вредном производстве), то должности должны соответствовать требованиям квалификационных справочников или профстандаров, которые утверждает правительство России.

Ранее +1Платформа рассказывала, что нынешние цели профсоюзов во многом совпадают с Целями устойчивого развития ООН до 2030 года, которые были разработаны в 2015 году.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен.