Возможные сложности работы с добровольцами в НКО, их преодоление
Разделим возможные опасения персонала на две группы: личного и организационного характера.
-боязнь необходимости четкого планирования работы, для обеспечения ею добровольцев;
-боязнь возникновения неких моральных обязательств перед человеком, который работает бесплатно;
-боязнь конкуренции со стороны добровольца;
-нежелание затратить силы на обучение работе с добровольцами. -неверие в компетентность добровольцев;
-боязнь возможных проблем юридического, психологического и финансового характера;
-боязнь, что добровольцы неправильными действиями смогут нанести урон имиджу организации.
Что можно предпринять для преодоления подобных сложностей?
1. Постарайтесь выявить негативные факторы, которые связываются с появлением добровольцев. Работать будет легче, зная, что можно предложить сотруднику в ответ на его опасения.
2. Не нужно переубеждать людей красивыми речами, а тем более заставлять их работать с добровольцами. Возьмите сотрудников к себе в союзники, попробуйте увлечь их, наглядно показать преимущества. Маленькое, но конкретное дело лучше, чем большая красивая речь.
3. Попробуйте добровольческий труд приравнять к денежному эквиваленту и покажите, какие деньги могли бы быть затрачены на оплату той или иной работы. Это сможет внести еще один белый шар в корзину добровольчества.
4. Следующим белым шаром может быть показ учета не возмещенных расходов добровольцев, то есть их личных расходов, за которые они могут требовать, но не требуют оплату. Например, расходы на проезд, телефон, какие-то канцелярские принадлежности.
5. Покажите сотрудникам организации, что наиболее эффективно они могут сделать важную работу, делегировав часть своих функций добровольцам. Возможно, после этого и удастся определить перспективный фронт работы. Проведите предварительное анкетирование, чтобы выяснить какую работу персонал готов поручить добровольцам.
6. Работа с добровольцем должна быть добровольна. Для тех, кто боится отдать часть своих обязанностей, опасаясь некомпетентности, есть хороший способ:
-во-первых, разработать совместно с сотрудниками требования, которым должен удовлетворять доброволец,
-во-вторых, привлекать сотрудника к отбору и собеседованию с добровольцами.
Но для того, чтобы не возникло таких сложностей, необходимо в самом начале разработать процедуру взаимодействия персонала с добровольцами, в которой должно быть описано:
- что могут делать добровольцы;
- что им делать нельзя;
- определяются места дислокации (местонахождения) добровольцев в офисе, если это большой офис;
- обозначается структура взаимодействия организации и добровольцев;
- степень ответственности: т.е. какие решения принимаются сообща, а какие индивидуально.
Другими словами, иногда стоит составить правила работы добровольцев в Вашей организации и правила работы с добровольцами.
Необходимо поощрять тех сотрудников, которые добились успеха в работе с добровольцами: это и публичная благодарность на официальных мероприятиях, и просьбы к руководству отметить достижения этих людей.
Хорошо сплачивает людей не только общая работа, но и совместный досуг.
Особо следует отметить роль руководителей организации в работе с добровольцами. Руководители своим личным примером должны поддерживать добровольцев.
Если доброволец все же уходит… Какой бы ни была причина ухода добровольца, обязательно найдите время для встречи (в крайнем случае, используйте телефон). Во время встречи:
• поблагодарите добровольца за его вклад;
• в мягкой форме выразите свое сожаление и скажите, что всегда будете рады вновь увидеть его/ее в качестве волонтера или просто гостя (оставьте волонтеру возможность вернуться);
• пожелайте удачи!