Офис сегодня: почему интеллектуальные технологии стали стандартом для рабочих пространств бизнеса

Офис — понятие семантическое, смысл которого со временем меняется. Это не просто помещение, где пять раз в неделю на восемь часов собираются сотрудники одной компании, а совокупность бизнес-процессов и взаимоотношений разных субъектов: работников, партнеров, инвесторов, управляющей компании, служб эксплуатации.

Чтобы сделать взаимодействие максимально эффективным, формат офисов эволюционирует. От традиционных кабинетов прошлого века — через эпоху open space — к современным гибридным решениям, сочетающим зоны для индивидуальной и коллективной работы. Также совершенствуются инструменты автоматизации. Пока в офисе были только стол, стул, лампочка и компьютер, ими можно было управлять вручную. Но чем сложнее и разнообразнее технологические, инженерные и бизнес-процессы, тем больше пользы от умного офиса.

Как явление умный офис быстрее развивалось в тех точках на карте, где наблюдается максимальная плотность бизнес-процессов и концентрация высококвалифицированных сотрудников, чьё время стоит дорого.

Googleplex в Маунтин-Вью (США) был построен в 2004 году и стал культовым благодаря открытости, внутренней инфраструктуре и философии «работа как стиль жизни»

По той же причине в России тренды по организации офисных пространств задают Москва и Санкт-Петербург. На эти мегаполисы, по нашим оценкам, приходится около 80% рынка офисной недвижимости страны. Как показывает практика, основной заинтересованный в подобных технологиях клиент — это арендатор или покупатель офиса класса А и выше площадью от 1000 кв. м. А лидерами в создании умных офисов являются Сбер, Яндекс, Авито, ВКонтакте, Газпромнефть, Т-банк, Альфа-Банк, ВТБ, Сибур и другие крупные технологические и ресурсные компании. В регионах тон задают также последние, так как стоимость реализации проектов в столицах и за их пределами различается незначительно.

База: обеспечить эффективность бизнес-процессов

Главный тревожный индикатор как для руководства, так и для сотрудников при оценке качества офиса — появление ситуаций, когда из-за характеристик пространства страдает продуктивность. Инженеры-проектировщики могут жаловаться на сотрудников отдела продаж из-за шума, им некуда идти, чтобы сосредоточиться; командам не хватает переговорных комнат; в помещении душно и жарко, из-за чего уже через час начинает болеть голова.

Поэтому универсальные базовые требования для организации офиса лежат в части инженерных решений и выполнении нормативов по обеспечению качества воздуха, температурного режима, освещенности. Здесь инструменты умного офиса помогают пойти дальше обязательных норм:

●  Автоматизация позволяет поддерживать постоянные комфортные условия в помещении, в том числе плавный переход из зимы в лето и обратно. Это обеспечивается за счет единой системы управления климатом, IoT-датчиков и установки на здании мобильной метеостанции, которая определяет влажность, температуру, ветровые нагрузки, и помогает скорректировать показатели внутри.

Пользователи таких систем — обычные офисные работники без специальных технических знаний, поэтому в части UX приложение должно напоминать инструменты управления умным домом

●  Биодинамическое освещение дает возможность поддерживать естественные циркадные ритмы человека, менять цветовую температуру и интенсивность освещения в течение дня и имитировать естественный солнечный свет. От холодного утром к теплому вечером. Это способствует снижению стресса и повышает производительность.

●  Системы очистки воздуха с HEPA-фильтрами спасает сотрудников-аллергиков в период цветения и весь коллектив в период эпидемии гриппа.

К универсальным базовым требованиям современного офиса также можно добавить наличие эргономичных рабочих мест (удобные кресла и регулируемые по высоте столы), продуманные зоны для отдыха и разного типа работы — от индивидуальных кабин с шумоподавлением, где можно сосредоточиться, до конференц-залов под общие ивенты. Почти в каждом современном офисе сегодня сотрудники https://www.weforum.org/stories/2018/01/googles-zurich-offic... рабочее место, используя мобильные столы и капсулы для уединенной работы. Причем необязательно делать подобные точки на заказ: индивидуальные кабинки сегодня https://www.alibaba.com/suppliersubdomainalibabacom/product-... даже на маркетплейсах.

Мебельные варианты для индивидуальной работы или переговоров в офисе СМАРТ Групп

Офис Газпром нефть

Кабинки для фокусной работы. Офис STEOR, реализованный с участием AOF Group

Перестраивать рабочие зоны можно с помощью мобильных столов и стульев (например, Steelcase, Herman Miller). Также в современных пространствах практикуется установка столов с регулируемой высотой, которые подходят для сидячей и стоячей работы. А складные и штабелируемые элементы при необходимости помогают освобождать пространство.

Один из проектов компании ЛИИС — сотрудники могут чередовать работу стоя и сидя благодаря трансформирующимся столам

Офис компании Агроном Сад в Липецкой области

А вот с точки зрения наполнения пространства набор требований у каждой компании и индустрии может отличаться. В private-банкинге и юридических практиках нужно больше кабинетов, где можно приватно взаимодействовать с клиентом, а ИТ-компаниям с большим количеством продуктовых agile-команд может требоваться больше помещений на 6-8 сотрудников.

Инновационный офис продаж СБЕРСИТИ

Оценить востребованность тех или иных зон в офисе позволяют системы видеоаналитики и бронирования рабочих мест, составляющие тепловую карту пространства. Подобный функционал есть, например, в мобильном приложении для бронирования рабочих мест Simple office.

Цветом отмечены зоны по степени загрузки. Для руководства это сигнал: “красных” локаций нужно больше, чем есть сейчас

Со временем самые «холодные» зоны могут быть переосмыслены и трансформироваться как благодаря изменению зонирования, так и модульным решениям. Например, в офисе одного из наших клиентов вытянутый конференц-зал удалось разделить с помощью перегородок на три помещения. В каждом: своя система мультимедиа, освещения, климата. Это сделало пространства полноценными локациями для командной работы, которые при необходимости быстро трансформируются в единый конференц-зал нажатием пары кнопок. Подобный вариант ЛИИС спроектировала для компании “Балтика”С помощью моторизированных перегородок зал разделяется на независимые части.

Цифровая галерея и конференц-зал «Цифергауза» имеют возможность объединения, благодаря автоматизированной системе поворотных арочных стеклянных перегородок. Система была специально разработана для Центра цифровой трансформации: перегородки имеют сложную форму исторического свода и поворачиваются по оси. Стекло в перегородках выполнено по системе Smart Glass, что позволяет менять прозрачность и проецировать изображение, в случае если стекло становится матовым.

Для достижения схожего результата могут использоваться разные инструменты. Например, система автоматических складных перегородок Skyfold может убираться в потолок, моментально превращая открытую рабочую зону в закрытые переговорные с https://www.alders.com/products/space-management/skyfold/ звукоизоляции. Поскольку решение не требует направляющих, оно не оставляет следов старой конфигурации пространства. Быстро делить помещение на несколько зон позволяют и мобильные стены с шумоизоляцией Hufcor.

Перегородки могут органично вписываться в интерьер офиса, когда не используются, и не становиться источником визуального шума

Использование подхода гибкого рабочего пространства и грамотно организованный гибридный график позволяют эффективнее использовать квадратные метры. Например, с помощью приложения для бронирования рабочих мест Simple Office компания ЛИИС помогла бренду Вкусно и Точка разместить 700 сотрудников на 250 рабочих местах. После переосмысления пространства в офисе стало в три раза больше переговорных, появились удобные зоны для работы и отдыха без увеличения площади. При этом численность сотрудников утроилась, а удовлетворенность сотрудников, согласно внутреннему опросу, выросла на 27%

Борьба за соискателя и место в истории

Ценности и позиционирование компании часто имеют отражение в архитектуре и дизайне офиса. Они же выражаются в функциональных и бизнес-требованиях

к пространству. Это производит положительное впечатление и на партнеров, и на инвесторов, и на соискателей.

 

Входная группа — лицо офиса, поэтому здесь логичнее всего размещать оригинальные архитектурные и дизайнерские элементы

Например, офис Сбера на Кутузовском проспекте получил название Agile Home: это современное рабочее пространство, спроектированное по принципам одноименной гибкой методологии. Офис разделен на функциональные зоны, соответствующие структуре Agile: скводы (небольшие самоорганизующиеся команды из 8–10 человек, работающие над конкретными задачами) и трайбы (группы скводов, объединенные общей целью или продуктом). Такое зонирование способствует эффективной командной работе, поскольку повторяет типичные сценарии офисных работников конкретной компании.

В офисе Сбера переговорные комнаты по размеру рассчитаны на Agile-команды

Важный момент, который интуитивно считывают все перечисленные аудитории: такими проектами обычно занимаются организации с длинным горизонтом планирования и большей устойчивостью, а как следствие – с высоким уровнем осознанности и развитой корпоративной культурой. В офисных помещениях, по нашим подсчетам, срок окупаемости систем автоматизации обычно составляет до 10 лет. Так что цель таких инвестиций — не экономия, а комфорт сотрудников и совершенствование бизнес-процессов.

Попадая в переговорную комнату умного офиса, соискатель обращает внимание на автоматически запускающиеся сценарии и понимает, что ему не придется по 5-7 минут настраивать систему для начала группового звонка.

Квалифицированные кадры стремятся избегать рутины и ценят, когда автоматизированные системы забирают её на себя.

Если посмотреть в масштабе всей компании, то организация из 400 человек, где хотя бы треть активно включена в бизнес-коммуникацию, сэкономит почти 8 000 человеко-часов в год. Всё благодаря тому, что сотрудникам не нужно тратить время на бронирование переговорных, подключение и настройку видеоконференцсвязи, оформление сложных сервисных заявок.

Панель Qbic TD-1060 для управления видеоконференцсвязью в офисе ЛИИС

Есть компании, которые идут дальше, и создают из своих штаб-квартир архитектурные символы городов. Общественно-деловой район Лахта Центр в Санкт-Петербурге и одноименный крупнейший небоскреб Европы, штаб-квартира Русской медной компании в Екатеринбурге — здание авторства архитектурного бюро Нормана Фостера, башня «Запад» в комплексе «Федерация» в ММДЦ «Москва-Сити». Они привлекают местных жителей и туристов и запускают процесс обновления территории вокруг архитектурной доминанты.

Лахта Центр — архитектурная доминанта района

Принципов открытости придерживаются и другие новые проекты российских технологических гигантов. Например, первые два этажа строящейся штаб-квартиры Яндекса в Москве, как и прилегающая территория https://yandex.ru/blog/company/novyy-ofis-yandeksa-snaruzhi-... для всех желающих. Полностью запустить офис в работу планируется к середине 2025 года.

Открытые пространства для всех желающих работают не только на В2В, но и на В2С-бренд

Задача: вытащить сотрудников из «удаленки»

Вау-эффект у соискателей, инвесторов, партнеров, широкой общественности — важные бонусы качественного офиса. Но его главная ценность кроется в создании эффективного пространства для рабочих взаимодействий под одной крышей.

Многие компании стремятся вернуть сотрудников в офис, так как «удаленка» привела к ряду проблем:

●  разобщенность команд и снижение уровня доверия в коллективе;

●  ухудшение https://www.cnews.ru/book/%d0%97%d0%b4%d1%80%d0%b0%d0%b2%d0%... состояния сотрудников (выгорание и снижение мотивации);

●  эрозия корпоративной культуры и потеря смыслов;

●  ощущение потери контроля над командами менеджментом среднего звена.

Современный офис может помочь с этими проблемами, выполняя задачу погружения сотрудника в корпоративные ценности. Например, архитектор нового офиса фармацевтической компании Roche в Базеле Эмануэль Крист так https://www.azuremagazine.com/article/christ-gantenbein-flex... главную задачу проекта: «Предоставить пространство для того, что невозможно сделать удаленно». И основная идея заключалась в создании просторных, неиерархических пространств для встреч и работы сотрудников.

Большое количество стеклянных элементов позволяет сочетать приватность с открытостью

Большое количество стеклянных элементов позволяет сочетать приватность с открытостью

На примере офиса в Базеле мы видим, что такое пространство берет на себя функцию места для коммуникаций, в том числе спонтанных разговоров: на кухне, на лестнице, в зоне отдыха. Иногда такой короткий обмен мнениями может дать больше, чем полноценное формальное совещание. Задача бизнеса: создавать поводы и пространства для такой коммуникации. Например, уходить от линейной кабинетной рассадки, когда часть людей может вообще не пересекаться друг с другом, к многофункциональному пространству с общими зонами, провоцируя общение между сотрудниками разных департаментов.

Современные технологии требуют тесного взаимодействия специалистов, поэтому перед архитекторами офиса VK Tech стояла задача создания среды максимально способствующей коммуникации и обмену идеями

Важно, чтобы пространство также позволяло проводить связанные с комьюнити-менеджментом ивенты и командные мероприятия, а у сотрудников не было препятствий для коммуникации. По нашим оценкам, менее половины сотрудников считают достаточными условия для эффективного командного взаимодействия в офисе. Мы видим в этом зону роста для работодателей в части привлечения сотрудников в офис.

Также следует показывать преимущества по сравнению с работой дома. Например, в летний сезон качественные системы кондиционирования становятся ключевым фактором комфорта, и многие сотрудники предпочитают офис из-за лучшего климат-контроля. Помимо базовых вещей сотрудников могут привлечь зоны для отдыха и досуга. Подобные места есть далеко не у всех работодателей, что также является зоной роста для офисоцентричного бизнеса. Так, согласно совместному https://data.tedo.ru/publications/i_office_2025.pdf «Технологии Доверия» и О1 Properties, у 15% респондентов есть запрос на улучшение зон отдыха в офисе, у 14% — зон питания, а ещё у 6% — активностей для здоровья.

В то же время у работника не должно быть препятствий на пути к использованию потенциала офиса. Например, в гибридных пространствах у сотрудников должна быть возможность через приложение бронировать рабочие места, переговорные комнаты, парковку и другие локации, избегая лишнего взаимодействия с секретарями и администраторами или споров с коллегами.

Пять шагов к умному офису

Внедрение умного офиса — это не только установка сенсоров и панелей управления, но комплексная трансформация рабочего пространства. Опыт показывает, что даже с большим корпоративным клиентом нужен консультационный, а иногда даже образовательный этап в процессе подготовки к проекту. Поэтому, чтобы результат реновации или строительства нового офиса оправдал ожидания, рекомендуем как минимум придерживаться следующих четырех шагов:

Оценить бизнес-процессы организации и формализовать сценарии пользования офисом. В том числе можно провести опросы сотрудников и стейкхолдеров для выявления болей, потребностей и пожеланий к пространству. Это поможет расставить приоритеты при цифровизации офиса.

Привлечь партнеров двух типов: технологического заказчика и архитектора. Первый поможет оценить текущее оснащение офиса и всего здания, а также учесть внутренние процессы, корпоративную культуру и переложить их в техническое задание для подрядчика. Второй — наиболее эффективно спроектировать пространство с учетом всех вводных.

Выбрать подрядчиков, которые смогут реализовать техническое задание в соответствии с проектом: предложат архитектуру IoT-инфраструктуры, помогут выбрать платформу для управления умным офисом, запланируют интеграцию с существующими ИТ-системами.

Организовать процесс обучения сотрудников функционалу умного офиса.  Обучение позволяет раскрыть все возможности решения и обеспечить максимальную отдачу от инвестиций в новое решение. А понятный онбординг формирует позитивный пользовательский опыт.

Внедрение интеллектуальных решений в офисное пространство для зрелых компаний сегодня становится не просто конкурентным преимуществом, а уже частью операционного стандарта. Это логичный ответ на усложнение бизнес-процессов, рост требований со стороны сотрудников и необходимость оптимизации затрат на инфраструктуру.

Распространение технологии драматично влияет на стоимость и возможность внедрения. И такие решения постепенно становятся доступными и в более бюджетных сегментах недвижимости — точно так же, как сегодня умный дом уже стал абсолютной нормой современной жилой недвижимости.