SAP sa dá aj inak. Kľúčom je príprava dát

Článok vznikol v spolupráci s klientom SYNCHRONIX.

Aký je najčastejší mýtus spojený so SAP-om?

Jednoznačne ten, že SAP je určený výhradne pre veľké korporácie. To už dávno neplatí. SAP dnes ponúka riešenia aj pre stredné a menšie podniky, ktoré potrebujú efektívne riadiť svoje procesy, no nechcú investovať roky času a obrovské rozpočty do implementácie.

Aký je teda SAP dnes?

Moderný SAP je flexibilný, prispôsobivý a výrazne rýchlejší – či už z pohľadu spracovania dát, alebo práce s nimi. Je dostupnejší ako v minulosti a neoslovuje len veľké nadnárodné firmy, ale aj menšie organizácie, ktoré potrebujú stabilný a spoľahlivý systém na riadenie svojich biznis procesov.
Ďalším častým mýtom je, že implementácia SAP-u trvá neprimerane dlho. V skutočnosti závisí najmä od prístupu, rozsahu procesov a tém, ktoré má systém pokrývať. Pri správnom riadení projektu nejde o roky, ale o mesiace. Veľmi dôležitá je pritom pripravenosť samotnej organizácie prijať novú technológiu.

Čo presne znamená „pripravenosť firmy“?

Ide o komplexný pohľad na dáta a procesy. V prvom kroku je potrebné jasne definovať, čo chce firma dosiahnuť a akým spôsobom má systém fungovať. Našou úlohou je pochopiť reálne potreby klienta, identifikovať problémy, ktoré treba riešiť, a až následne sa pustiť do samotnej implementácie alebo migrácie zo starého systému.
Kvalitná úvodná analýza, vyhodnotenie požiadaviek a návrh riešenia dokážu výrazne ušetriť čas aj finančné prostriedky. Ak je táto fáza zvládnutá správne, implementácia môže prebehnúť veľmi rýchlo.

Čo znamená „rýchla implementácia“ v praxi?

Pri základných moduloch, ako sú účtovníctvo, hlavná kniha, mzdy či controlling v stredne veľkej organizácii, a pri jasne definovaných procesoch hovoríme o implementácii v horizonte niekoľkých mesiacov. Samozrejme, za predpokladu, že je prostredie pripravené a firma má jasno v tom, čo chce systémom dosiahnuť.

Často zdôrazňujete pripravenosť dát. Čo to konkrétne znamená?

V prvom rade ide o čistotu dát. Mnohé firmy dnes uchovávajú kompletnú históriu dát priamo v živom systéme. Prenos všetkých týchto dát do nového systému je však zbytočne drahý a neefektívny.
Preto je dôležité dáta očistiť – oddeliť tie, ktoré sú nevyhnutné pre každodennú prevádzku, od historických dát, ktoré stačí archivovať. Obrazne povedané, ide o presun dát do „príručného skladu“. Rovnako dôležité je odstránenie duplicít a nekonzistencií.

Viete firmám s prípravou dát pomôcť?

Áno. Analýzou dát vieme identifikovať nielen duplicity, ale aj problémy v samotných biznis procesoch. Výsledkom je čistá a prehľadná dátová štruktúra, ktorá môže obsahovať až o 40 % menej dát než pôvodne – bez akéhokoľvek negatívneho vplyvu na funkčnosť systému. Veľkú časť dát je možné efektívne archivovať.

Spomenuli ste archiváciu. Aký je rozdiel medzi archiváciou a zálohovaním dát?

Rozdiel je zásadný. Zálohovanie znamená vytváranie kópií všetkých dát na externé alebo cloudové úložiská pre prípad zlyhania systému. Je to nevyhnutné a veľmi dôležité.
Archivácia však funguje inak – ide o presun vybraných dát na základe definovaných pravidiel tak, aby zostali dostupné, konzistentné a prepojené so živými dátami. Archivované dáta nie sú neustále aktívne, ale sú ľahko dohľadateľné, keď ich firma potrebuje.

Kde robia firmy pri implementácii najväčšie chyby?

Chýb je viacero. Jednou z najčastejších je snaha preniesť existujúce prostredie do nového systému „jedna k jednej“, bez zamyslenia sa nad optimalizáciou. Firmy často nehodnotia, čo sa dá zjednodušiť, zefektívniť alebo úplne vypustiť.
Podceňuje sa prípravná fáza a tiež možnosti archivácie dát. Výsledkom je zbytočne veľký objem dát v živom systéme, čo má negatívny vplyv na výkon aj náklady.

Dá sa SAP nasadiť „bezbolestne“ aj vo firmách, ktoré ho doteraz nepoužívali?

Áno. SAP dnes ponúka predpripravené biznis procesy, ktoré je možné pomerne jednoducho prispôsobiť existujúcim procesom vo firme. Prechod na SAP môže byť rýchly a náklady na prevádzku už zďaleka nedosahujú úroveň spred rokov.

SAP sa neustále vyvíja. Čo je dôležité pri prechode na novšiu verziu?

V prvom rade je potrebné zvoliť správny typ prechodu. Existujú tri základné prístupy:

• Greenfield – vybudovanie úplne nového systému,
• Brownfield – konverzia  existujúceho systému,
• Hybridný prístup – kombinácia oboch.

Voľba variantu závisí od viacerých faktorov vrátane ceny za realizáciu. Bez ohľadu na zvolený variant je však absolútne kľúčová dôkladná príprava, najmä dát. Tá má zásadný vplyv na cenu licencií, rýchlosť implementácie aj flexibilitu systému.
Pri SAP S/4HANA, kde sú dáta uložené priamo v pamäti systému, je kvalita a objem dát ešte dôležitejší faktor. Správnou prípravou vieme celý proces výrazne zefektívniť a skrátiť implementáciu na minimum.