In che modo i dati aiutano gli approvvigionamenti ad acquisire visibilità e controllo sulla spesa

Negli ultimi anni, i dati hanno assunto un ruolo centrale nel funzionamento degli approvvigionamenti. Con l’odierna tecnologia in grado di fornire informazioni su quanto spendono le organizzazioni e con chi, e quanta spesa non è in gestione, i dati possono contribuire a modellare le decisioni chiave. I big data e l’intelligenza artificiale, nel frattempo, permettono alle organizzazioni di attingere a fonti più ampie di informazioni e tendenze, aiutando le aziende a prevedere meglio i probabili modelli di spesa e domanda, nonché a gestire i rischi in maniera più efficace.

In Europa, governi e associazioni di settore stanno incoraggiando una maggiore adozione dell’innovazione e degli insight sui dati al fine di promuovere la trasparenza, la sostenibilità e la competitività, mentre chi lavora negli approvvigionamenti deve anche essere consapevole della necessità di rispettare le rigide normative GDPR sui dati.

Ci sono tre modi principali per mezzo dei quali gli approvvigionamenti stessi possono utilizzare i dati nel loro operato quotidiano:

Gestione dei rapporti con i fornitori

I dati possono aiutare a costruire relazioni più forti con i principali fornitori, permettendo agli approvvigionamenti di identificare esattamente quanto viene speso e con quali fornitori. Sapendo chi sono i fornitori chiave e avendo una migliore visibilità sulla spesa, le aziende possono adoperarsi per sviluppare ulteriormente le relazioni.

Dal punto di vista del rischio, ciò significa garantire che siano finanziariamente sostenibili e lavorare a stretto contatto per identificare eventuali questioni potenzialmente in grado di causare problemi. Ci sono anche opportunità per discutere iniziative di riduzione dei costi, magari come risultato di economie di scala o attraverso la progettazione di inefficienze. I dati possono aiutare a responsabilizzare i fornitori, garantendo che gli standard e la qualità non si abbassino.

“In Europa, il complesso panorama normativo e la volatilità del mercato rendono fondamentale per le aziende comprendere l’importanza della gestione del rischio dei fornitori e mantenere un forte rapporto con gli stessi”, afferma Nicolas Olague, leader del settore privato e aziendale presso Amazon Business. “Collaborare con una soluzione di e-procurement come Amazon Business può essere utile ad accorpare questo tipo di informazioni”, aggiunge, “offrendo visibilità sulla spesa e sui fornitori, nonché su elementi come le prestazioni relative alla consegna”.

“I dati possono aiutare le organizzazioni a comprendere meglio quanta spesa è legata ai singoli fornitori e quanto dipendono da fornitori particolari”, aggiunge, “e possono anche identificare opportunità per migliorare il flusso di cassa e le prestazioni di sostenibilità. Amazon Business, per esempio, permette ai dipartimenti di approvvigionamento di indirizzare i clienti interni verso quei prodotti che hanno soddisfatto i criteri di sostenibilità o altri criteri di CSR come aziende locali o piccole, ciò per mezzo del suo strumento di Acquisto Guidato (una funzionalità di Business Prime)”.

Previsione della domanda

Per un’organizzazione è fondamentale essere in grado di prevedere con precisione la domanda in modo da poter acquistare nelle quantità corrette e mantenere il livello ottimale di scorte, con i conseguenti vantaggi che ciò comporta in termini di flusso di cassa. In Europa, il panorama imprenditoriale diversificato, le dinamiche di mercato uniche e il rigido contesto normativo creano un quadro complesso. I dati possono aiutare a prevedere le esigenze dei consumatori nonché a identificare possibili eventi, come l’interruzione della fornitura o dei collegamenti di trasporto, in grado di impattare sui livelli di scorte.

Ciò può essere ottenuto in parte identificando i livelli precedenti della domanda dei clienti ed eventuali picchi stagionali, culturali o meteorologici, ma può anche tenere conto di altre fonti utilizzando i big data. Ad esempio, è possibile identificare tendenze meteorologiche a lungo termine o potenziali mancanze di componenti e programmare di conseguenza.

Queste informazioni possono anche aiutare a identificare il momento migliore per acquistare. Olague fa l’esempio di PC e laptop, molto richiesti nel 2022 mentre le aziende e i privati provavano ad adattarsi al panorama post-Covid. “C’erano pochissime scorte, per cui i prezzi sono aumentati notevolmente”, ricorda. “Quest’anno le aziende hanno azioni e c’è meno domanda perché i laptop tendono a durare in media tre anni; il 2024 però sarà di nuovo diverso. Le aziende devono anticiparlo e pianificare di conseguenza”.

“In futuro, l’uso dell’intelligenza artificiale sarà in grado di fornire alle aziende ancora maggiori dati sull’utilizzo previsto, sulla base dell’utilizzo storico e dei piani di crescita attesi”, aggiunge. Riuscire a prevedere con precisione la domanda può anche avere vantaggi in termini di sostenibilità, nella misura in cui le aziende possono raggruppare gli ordini in meno consegne e garantire nel complesso una riduzione degli sprechi.

Ottimizzazione dei costi

I dati possono anche identificare opportunità per ridurre i costi, potenzialmente come risultato di informazioni precedentemente non realizzate sulla spesa totale, il che potrebbe portare a ridurre i prezzi o identificare casi in cui l’azienda potrebbe detenere scorte in eccesso. Possono inoltre mettere in evidenza categorie di spesa eccessive per l’azienda rispetto alle quali potrebbe essere opportuno lanciare una gara d’appalto o cercare fornitori alternativi.

Olague evidenzia il potenziale per ridurre la spesa al di fuori dei canali ordinari, laddove le persone potrebbero assumersi la responsabilità di procurarsi i propri articoli. “Molte aziende considerano solo il 30% della spesa, vale a dire ciò che è più importante, non controllando il restante 70%”, sottolinea. “Ciò significa acquistare prodotti a prezzi che non sono stati negoziati”.

“Utilizzando i dati per scoprire quanto le organizzazioni spendono con questi fornitori, è possibile iniziare a introdurre un maggior numero di processi e politiche su tale attività”, aggiunge, “indirizzando i clienti interni verso i fornitori preferiti e imponendo limiti di spesa dove desiderato. La spesa può essere incanalata verso un minor numero di fornitori, aprendo la porta a ulteriori riduzioni e sconti come risultato di maggiori livelli di spesa con i singoli fornitori ed economie di scala”.

“Gli strumenti di Analisi della Spesa e Acquisto Guidato di Amazon possono essere d’aiuto fornendo i dati sulla spesa di cui le aziende hanno bisogno e indirizzando i dipendenti verso fornitori e prodotti approvati. L’uso efficace dei dati offre un’enorme opportunità e può essere d’aiuto agli approvvigionamenti a raggiungere i loro obiettivi di più ampia portata”, conclude Olague.

Per saperne di più su come Amazon Business può aiutarti ad avere maggiore visibilità sulla spesa e ridurre le spese al di fuori dei canali ordinari, visita Amazon Business.

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