¿Es legal que un empleado adelante dinero de un viaje de empresa? El Estatuto de los Trabajadores lo confirma
Los viajes de empresa son una práctica habitual en muchas compañías y tienen como objetivo principal fomentar la formación, la coordinación entre equipos y la relación con clientes o proveedores. Para los empleados, estos desplazamientos suelen percibirse como una oportunidad profesional, pero también implican esfuerzo y organización fuera del entorno habitual de trabajo. En algunos casos, se combinan con jornadas largas o cambios en los horarios habituales, lo que genera un impacto directo en la rutina del trabajador.
Además, los viajes corporativos permiten a la empresa optimizar la gestión de proyectos y mantener la productividad incluso fuera del centro habitual de trabajo. Para muchos empleados representan un reconocimiento de confianza por parte de la empresa, aunque no siempre se acompañan de una cobertura inmediata de los gastos generados. Por ello, surgen dudas sobre quién debe asumir temporalmente los costes de transporte, alojamiento y manutención.
En este contexto, un asunto que genera debate es el adelanto de dinero por parte del empleado. Es cada vez más frecuente que la compañía exija o incluso obligue al trabajador a cubrir momentáneamente los gastos del viaje para luego reembolsarlos junto a la nómina o a mes vencido. Esta práctica plantea interrogantes legales y financieros que conviene aclarar para evitar conflictos o malentendidos entre empleados y empresas.
¿Qué dice el Estatuto de los Trabajadores?
Según la legislación española, concretamente el Estatuto de los Trabajadores, el empleado tiene derecho a percibir compensaciones por gastos derivados de desplazamientos laborales. Aunque el Estatuto no menciona explícitamente todos los tipos de gastos, el artículo 40.6 establece que cuando un trabajador se desplaza fuera de su localidad por motivos laborales, tiene derecho a recibir dietas y cubrir los gastos necesarios para cumplir con sus funciones. Estos conceptos se regulan además en cada convenio colectivo, que puede determinar si se opta por un modelo de dietas con importe fijo o por un modelo de justificación de gastos.
En el modelo de justificación de gastos es donde entra a escena la práctica de adelantar dinero, pues el empleado adelanta los pagos y posteriormente presenta facturas o recibos a la empresa para que se le reembolsen. Esto incluye normalmente transporte, alojamiento, comidas y cualquier otro gasto relacionado con la actividad profesional. También se contempla el kilometraje cuando el trabajador utiliza su propio vehículo, con compensaciones que cubren gasolina, desgaste y amortización. Este sistema permite a la compañía controlar los costes y al empleado recuperar la inversión realizada para cumplir con su trabajo.
Guarda todas las facturas de los gastos del viaje
Es fundamental que todos los gastos queden correctamente justificados mediante facturas o recibos. Esto no solo garantiza que la empresa pueda efectuar el reembolso de manera correcta, sino que también asegura la deducibilidad fiscal de los gastos y evita problemas contables. En caso de viajes frecuentes o cuando varios empleados adelantan dinero, es recomendable que la compañía implemente herramientas digitales para registrar y gestionar los gastos de forma ordenada y segura.
En definitiva, adelantar dinero en un viaje de empresa es legal siempre que exista un acuerdo explícito en el convenio colectivo o la política interna de la empresa. El Estatuto de los Trabajadores respalda que estos gastos deben ser compensados y los marcos legales adicionales fijan la obligación de la empresa de reembolsar al empleado. De esta manera, se protege al trabajador frente a gastos imprevistos y se mantiene un equilibrio entre las necesidades operativas de la empresa y los derechos económicos de quienes la representan durante los desplazamientos.