Rimborsi spese, grandi novità: come farsi restituire ogni euro senza errori in busta paga
Con la circolare 15/E del 22 dicembre 2025 l’Agenzia delle Entrate interviene in modo organico sul trattamento fiscale delle trasferte e delle missioni di lavoro.
Il documento fornisce chiarimenti attesi sulle regole fiscali applicabili ai rimborsi spese, con l’obiettivo di rendere la normativa più coerente e funzionale, superando rigidità interpretative che negli anni hanno generato incertezza e contenzioso.
Allo stesso tempo viene rafforzato il controllo sui flussi di spesa, puntando in modo deciso sulla tracciabilità dei pagamenti come strumento di trasparenza e corretto presidio fiscale.
Rimborsi spese, grandi novità: come farsi restituire ogni euro senza errori in busta paga
Il nuovo quadro normativo nasce dal coordinamento di più interventi legislativi e incide direttamente sull’organizzazione aziendale e sulle procedure amministrative. Le imprese sono chiamate a rivedere i processi di gestione delle trasferte, delle note spese e dei rimborsi, mentre consulenti del lavoro, commercialisti e uffici contabili devono prestare maggiore attenzione alla corretta documentazione e alla conformità dei pagamenti.
Le semplificazioni introdotte sono rilevanti, ma si accompagnano a obblighi operativi più stringenti che richiedono un aggiornamento puntuale delle prassi interne. Una delle novità più significative riguarda le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale della sede di lavoro.
In precedenza, i rimborsi spese riconosciuti al dipendente concorrevano alla formazione del reddito imponibile, salvo le spese di trasporto documentate da biglietti o ricevute rilasciate direttamente dal vettore, come nel caso di taxi o mezzi pubblici. Dal 1° gennaio 2025 questo principio viene superato. I rimborsi per spese di viaggio e trasporto non costituiscono più reddito tassabile se adeguatamente documentati, anche quando la trasferta avviene nello stesso comune.
In termini pratici, la circolare 15/E riconosce una maggiore flessibilità nella gestione delle trasferte urbane. Diventa possibile rimborsare l’utilizzo dell’auto privata del dipendente attraverso l’indennità chilometrica calcolata secondo le tabelle ACI, senza l’obbligo di esibire un titolo di viaggio emesso da un vettore.
Restano però essenziali alcuni presupposti, come la coerenza della nota spese, la presenza di un ordine di missione e la tracciabilità del percorso effettuato. Questa modifica elimina una disparità storica nel trattamento fiscale delle trasferte e contribuisce a ridurre il rischio di contestazioni basate su interpretazioni eccessivamente restrittive.
Accanto a queste aperture, il legislatore ha rafforzato in modo deciso il principio della tracciabilità dei pagamenti. La legge di bilancio 2025 stabilisce che le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute in trasferta sono deducibili per l’impresa e non imponibili per il dipendente solo se pagate con strumenti tracciabili.
Il requisito riguarda anche le spese sostenute tramite taxi e servizi di noleggio con conducente. In mancanza di pagamenti tracciabili, il costo perde i benefici fiscali sia dal punto di vista della deducibilità per l’azienda sia sotto il profilo della tassazione in capo al lavoratore.
La stessa impostazione viene estesa alle spese di rappresentanza. La circolare chiarisce che l’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili è un requisito imprescindibile per la deducibilità ai fini del reddito d’impresa. Questo chiarimento rappresenta un segnale forte per le aziende che gestiscono tali spese in modo poco strutturato, poiché l’assenza di tracciabilità espone a recuperi fiscali, sanzioni e rilievi in sede di controllo.
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