Red.es reduce un 80% los tiempos de revisión de la justificación con el uso de la IA

Red.es ha conseguido reducir en un 80 % los tiempos de revisión de justificaciones correspondientes con las solicitudes del programa Kit Consulting, gracias a la incorporación de inteligencia artificial generativa en sus procesos administrativos. Esta entidad pública, adscrita al Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, quiere demostrar así que la eficiencia no está reñida con la rigurosidad: “Sabíamos que, si queríamos hacer las cosas de forma diferente, necesitábamos herramientas nuevas”, ha explicado Daniel Ortega, jefe de Área del Dato de Red.es, quien se ha mostrado satisfecho por cómo el nuevo sistema ha transformado la gestión documental en el sector público.

Entre las innovaciones más sorprendentes del programa se encuentra el llamado auditor virtual, que analiza las grabaciones de las reuniones entre las pymes beneficiarias y sus asesores digitales. Según Jorge Moratalla, jefe de Área de Business Intelligence e Innovación en la entidad, “este sistema evalúa si la conversación cubre los aspectos indicados en la memoria técnica” y también analiza el tono y sentimiento de los participantes para detectar disconformidades. Gracias a este mecanismo, se garantiza no solo la cobertura de contenido, sino la neutralidad, al eliminar lenguaje promocional, comparativo o que se aparte de las bases del programa.

Desde su puesta en marcha, el programa Kit Consulting ha superado con creces las previsiones iniciales, que apuntaban a unas 15.000 empresas beneficiarias. La acogida ha sido tal que Red.es ha ampliado en dos ocasiones el plazo de solicitudes, logrando conceder más de 17.400 ayudas, por un valor que supera los 243 millones de euros. La cobertura territorial ha sido total, con presencia en todas las provincias. Este éxito cuantitativo no solo evidencia la demanda real de digitalización en las pymes, sino también la capacidad de la entidad pública para adaptarse y escalar sus procesos sin comprometer la calidad de las evaluaciones ni la transparencia en la concesión.

Pero no siempre ha sido fácil. El principal reto al que se enfrentaba Red.es era cómo procesar más de 45.000 documentos, con una media de cien páginas cada uno, sin colapsar el sistema. La solución llegó de la mano de una plataforma de inteligencia artificial generativa capaz de leer, detectar errores y clasificar documentación de forma automatizada. El modelo implementado sigue un enfoque human in the loop: los algoritmos realizan el trabajo preliminar y el personal técnico toma la decisión final. Este equilibrio entre automatización y supervisión humana permite mantener estándares de calidad, reducir cargas de trabajo y ofrecer una tramitación mucho más ágil y robusta.

¿Los resultados del nuevo sistema de revisión? Los datos son incontestables: Daniel Ortega detalla que “el tiempo medio de revisión ha bajado de cinco horas a apenas una hora y media”. Este salto de eficiencia se ha desarrollado en tan solo 4 meses. A este ahorro en tiempo hay que añadir el hecho de que la plataforma sea capaz de realizar más de mil millones de comparaciones automáticas entre documentos, permitiendo detectar plagios, desviaciones e inconsistencias que de otra forma pasarían desapercibidas.

El formulario que cambió la burocracia

Más allá de que la propuesta haya revolucionado la tramitación interna, también lo ha hecho con la propia experiencia de usuario de cara a atender las demandas de las pequeñas y medianas empresas. En este sentido, Cristina Llanos, coordinadora de Kit Digital en Red.es, ha destacado que “cualquier empresa ha podido solicitar la ayuda con un formulario muy breve y recibir la resolución en solo 15 días”. Este enfoque centrado en el usuario ha querido replicar el modelo de Kit Digital para trasladarlo a Kit Consulting, eliminando el papel y digitalizando completamente el proceso. Además, el 82% de las empresas qeu solicitaron Kit Consulting ya habían sido beneficiarias de Kit Digital, lo que demuestra la confianza en la gestión de Red.es

Pero los responsables de ambos reconocen que la agilidad del sistema no habría sido posible sin una sólida arquitectura de interoperabilidad. La plataforma tecnológica empleada por Red.es incorpora 39 robots que consultan bases de datos y registros de hasta 12 organismos públicos distintos para verificar automáticamente los requisitos de los solicitantes. Este nivel de automatización no solo reduce errores y tiempos de espera, sino que también garantiza una trazabilidad completa del proceso. Al mismo tiempo, el proyecto ha contado con la Cámara de España como entidad colaboradora, lo que ha permitido extender el alcance y la implantación del programa en todas las regiones. Por lo tanto, la colaboración interinstitucional también ha sido clave para su éxito.

Sobre Kit Consulting

Kit Consulting es un programa de ayudas del Gobierno de España, gestionado por Red.es, para la contratación de servicios de asesoramiento digital especializado y personalizado para pymes de entre 10 y menos de 250 empleados. Cuenta con un presupuesto de 300 millones de euros y está financiado por la Unión Europea a través de los fondos europeos NextGenerationEU en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. Kit Consulting además, cuenta con la Cámara de España como entidad colaboradora.

El plazo de solicitud ya está cerrado, finalizó el pasado 31 de marzo, pero ha tenido muy buena acogida. Hasta la fecha se han concedido más de 17.400 ayudas de este programa, lo que equivale a más de 243 millones de euros.