¿Quiere transmitir una idea? El ‘memo’ de Procter & Gamble pudiera serle útil…

“Hágalo simple,

pero significativo”

Don Draper

Hay una anécdota muy ilustrativa en la biografía de Lee Iacocca (de quien hablamos hace poco −EF-30/abr/21) platica que un día alcanzó a su jefe, el legendario Robert McNamara, en un pasillo y le dijo: “Tengo una idea genial, déjame decírtela”, a lo que McNamara respondió: “Pónmela por escrito”. Iacocca le preguntó para qué si se la podía decir en ese momento y McNamara contestó: si no lo puedes poner por escrito, no lo has pensado bien.(1)

Esta anécdota me hace pensar dos cosas: la importancia de plantear las ideas por escrito para que conste que se elaboraron, y también que para poderlas escribir bien, hay que tenerlas muy claras. El ejercicio de redactar no es simplemente escribir (como lo saben quienes tienen que hacerlo), también implica ordenar los pensamientos de una manera clara, coherente, lógica y que haga sentido con el destinatario.

Todo esto me viene a la mente porque hace poco releí las características del famoso “memo” de Procter & Gamble. ¿En qué consiste? En esa famosa empresa −reconocida por la formación que da a su personal, algo que incluso quienes salen de esta reconocen con aprecio− existe una forma para plantear una idea o para hacer una recomendación. Se trata de un memo que obliga a quien lo sigue a estructurar bien la idea que va a transmitir y se construye así:

El nombre

Póngale nombre al proyecto o a la idea, que sea un gran título. Acuérdese que esa denominación se va a quedar para siempre y es como será conocido una vez que salga a la luz. Un buen nombre es indispensable.

La idea

¿Qué propone? Sea breve. Una frase es lo mejor. Trabájela y piénsela un buen tiempo.

Acuérdese que la “idea” será como las personas se referirán a su proyecto. Imagine lo siguiente: dos colegas se cruzan en el pasillo, caminando en direcciones opuestas. Se ven, y sin detenerse a platicar, inician un diálogo muy corto: “¡Hola!”, “¡Hola! ¿Qué tal?”, “¿En que estas trabajando?”, “En el proyecto XYZ”, “Sí, escuché sobre eso. ¡Es increíble!”. Y así se referirán a su idea.

Antecedentes

Esta sección tiene dos funciones específicas: la primera conecta la idea que se presenta con la estrategia predominante de la empresa y la segunda establece claramente el problema que resolverá la recomendación. Aquí hay que profundizar, es donde expondrá sus suposiciones, conocimientos sobre productos y sobre el mercado, y las condiciones que le llevaron a su recomendación.

Una advertencia: asegúrese de que cualquier suposición que haga en la sección de antecedentes sea evidente. Si un lector del “memo” no está de acuerdo con sus suposiciones, la recomendación morirá instantáneamente. Si hay cuestionamientos (normalmente los hay, y eso es bueno), agregue un párrafo en la sección “Pasos siguientes”, que describa que hará para obtener los datos requeridos. ¿Hay suposiciones que sean cuestionables? En este caso reconsidere y corrija. Si logra que sea aceptada, todos estarán de acuerdo con los antecedentes y su recomendación será considerada.

¿Cómo funciona?

Aquí se ponen los detalles de la recomendación o idea. Empiece por el cómo. Luego siguen el con qué, quién, cuándo y dónde. Hay quien afirma que este memo es “de una página”. No es cierto, serán de dos a cuatro páginas, sin límite en la cantidad de documentación de respaldo. Sin embargo, a medida que madure este memo −que se reescribirá muchas veces−, se hará más corto, más ajustado. ¿Al final? Dos páginas con anexos de apoyo como hojas de cálculo, gráficos o videos.

Beneficios clave

Aquí es donde se “vende” la idea y se divide en tres partes. La primera es por qué la recomendación es sobre estrategia. La segunda, los beneficios objetivos que deben de ser demostrables. La tercera es mostrar cómo será rentable o creará valor.

Es un argumento de venta, puede describir características, es decir, hechos objetivos sobre el producto, o puede describir los beneficios. Asegúrese de conocer a quién leerá el memo. ¿Sus beneficios clave se enumeran mejor como características, beneficios o ambos? El solo hecho de pensar en esto siempre es útil.

Pasos siguientes

Esta sección parece la más simple, pero no lo es. Aquí se enumeran los siguientes pasos para la recomendación: quién tiene que hacer qué y cuándo. Pero aquí es donde se “cierra” la venta de la idea. Puede ser con una pregunta, como cerrando una venta: ¿Qué se lleva?.

Anexos

Son los documentos que “soportan” la idea, si son necesarios.

Y sí, McNamara tenía razón. Nada como escribir la idea para ordenar bien nuestros pensamientos; valdría la pena pensarlo y adoptarlo.

(1) La frase de McNamara fue: “Go home tonight and put your great idea on paper. If you can’t do that, then you haven’t really thought it out”.