Эксперт ASG об электронном документообороте и цифровизации бизнеса
Электронный документооборот и цифровизация
ФНС работает над реализацией концепции развития электронного документооборота во всех направлениях деятельности хозяйствующих субъектов и только электронным договором эта деятельность не ограничивается. Курс на цифровизацию юридически значимого документооборота взят верный. Но, во внимание стоит принимать, что кроме повышения налогового администрирования, в широком смысле этого процесса, и целей увеличения объема поступления налоговых сборов, страховых взносов, подразумевается, что идеи концепции призваны принести пользу для бизнеса. ФНС этого не скрывает, и как видим, планомерно усовершенствует работу через электронный документооборот. Но в чем она будет выражаться и чем сможет помочь обычному предпринимателю? Безусловно, главным вектором станет сокращение документов, предоставляемых в государственные органы контроля. Пользуясь сервисами ФНС, предприятия любой организационно-правовой формы, вне зависимости от масштаба, априори будут предоставлять службе всю регламентированную документацию, в том числе и договора. В чем можно быть уверенным... Электронные типовые форматы договоров и других регламентированных документов, несомненно, «облегчат боль» индивидуальных предпринимателей, малого и среднего бизнеса в области исполнения договорных обязательств подрядчиками, поставщиками, обезопасят от недобросовестных исполнителей, ведь договоренности будут защищаться системой, регулируемой государством. А для сложных документов планируется создать единый многоуровневый формат работы с метаданными, который позволит в будущем цифровизировать весь документооборот, возможно даже, не исключая первичный. Риски могут быть связаны с тем, что для подписания документов используются разные виды электронных подписей, их только сегодня уже три основных и много специализированных, но все идет к тому, что в обозримом будущем будут добавлены новые форматы. Сложность в том, что все эти подписи нужно хранить, обслуживать, продлевать и они довольно легко могут быть скомпрометированы. Также из опыта замечу, что в настоящее время нет достаточно простых возможностей для проверки действительности ЭЦП. Когда система «отстроится» и будет стабильно работать, возможно, риски станут минимальными. Но в процессе запуска пилотного проекта риски также могут быть связаны, например, с дополнительным хранением документов и организацией цифрового архива. Обывателю невозможно себе представить объем хранения архива электронных документов. Скорее всего участники этого обмена должны будут самостоятельно обеспечивать электронное хранение своих данных. Для крупных предприятий это не страшно, а вот для малого бизнеса и индивидуального предпринимательства может стать достаточно серьезной проблемой. Считаю, что обмен электронными документами в рамках государственной системы должен происходить либо бесплатно, либо с минимальными тарифами. Если же этого не произойдет, то система не только не сможет реализовать свою функцию помощи развития бизнесу, но и станет дополнительной нагрузкой, которая проявит себя в финансовых затратах на организацию процесса обмена документами, их хранения. Ну, либо польза для бизнеса должна перекрывать любые затраты. Все риски перечислить невозможно, но, например, текущая боль всех бухгалтеров, в том, что операторов электронного документооборота много, но не все могу договориться между собой и придумали такую процедуру как электронный роуминг - причем платный между операторами ЭДО. В связи с этим, возникает закономерный вопрос: «Как будет обеспечиваться роуминг между новой системой ФНС и коммерческими операторами?»
Единую экосистема обмена
Сегодня на рынке достаточно много компаний, организующих обмен документами, но в этом и есть проблема. Не все гладко при обмене документами с разными (вендорами) операторами ЭДО. Считаю, что необходимо создавать единую экосистему обмена юридически значимыми документами, что в целом вписывается в повестку цифровизации процессов на предприятиях. Это то, чего очень не хватает для комфортной работы с ЭДО. Будем надеяться, что система, разрабатываемая ФНС, и станет этим объединяющим звеном. Сегодня же к лидерам в этой отрасли можно отнести: СБИС, Контур. Диадок; Taxcom; Synerdocs; Калуга-Астрал; Сфера Курьер; E-COM.
Законодательные и юридические нюансы
Безусловно, в настоящий момент, нет возможности оценить безопасность еще не введенной в эксплуатацию системы. Зато есть возможность рассуждать о принципах, которые в нее должны быть заложены. В качестве основных должен быть реализован принцип коммерческой тайны, содержание документов должно быть защищено и не должно раскрываться ни третьим лицам, ни государственным органам, для этого стоит предусмотреть сквозное шифрование. Также на законодательном уровне необходимо будет предусмотреть возможность доступа к документам в соответствии со сроками хранения, организовать деление по уровню важности. Особое внимание стоит уделить механизмам наследования зашифрованных ключей ЭЦП и версий криптографического программного обеспечения, чтобы пользователи могли, используя новые ключи получить доступ к своим старым данным, например, для подтверждения какой-либо сделки, обязательства при судебных спорах.