Электронная трудовая книжка

Рыбинское отделение Пенсионного Фонда РФ сообщает

С 1 января 2020 года появился электронный формат трудовой книжки

Рыбинское отделение Пенсионного Фонда РФ сообщает Для работников переход к новому формату трудовой книжки является добровольным  и позволяет сохранить бумажную трудовую книжку столько, сколько это необходимо.  При этом у работодателей (независимо от выбора работников) появилась  обязанность по представлению новой формы отчетности.

Электронный формат трудовой книжки обусловлен изменениями, внесенными в Трудовой Кодекс РФ (далее – ТК РФ) и Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ).

Так, введено понятие «Сведения о трудовой деятельности», которое и предполагает электронный формат трудовой книжки. В сведения о трудовой деятельности включаются: сведения о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная законодательными актами информация.

Сведения о трудовой деятельности каждого работника формирует работодатель в электронном виде и  представляет их в Пенсионный фонд Российской Федерации (далее — ПФР) для хранения в информационных ресурсах. Введенная для этих целей форма отчетности (форма СЗВ-ТД) и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Статьёй 11 Закона № 27-ФЗ установлен срок сдачи отчетности по форме СЗВ-ТД: ежемесячно не позднее 15-го числа, следующего за месяцем, в котором осуществлено кадровое мероприятие. С 1 января 2021 года сведения о приеме и увольнении необходимо будет представлять в течение одного рабочего дня, следующего за днем издания приказа.  Предоставить сведения о трудовой деятельности работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи, уполномоченное юридическое лицо, направить по почте или обратившись в территориальный орган ПФР.

Просмотреть сведения электронной  трудовой книжки работник сможет в режиме «24/7» через Личный кабинет гражданина (https://es.pfrf.ru)  или портал Госуслуг (https://esia.gosuslugi.ru). При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет работодатель (только с указанием кадровых мероприятий у данного работодателя), а также ПФР или многофункциональный центр (по всем имеющимся сведениям).

К преимуществам электронной трудовой книжки можно отнести: высокая степень сохранности и надежности;

удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;

снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения. Для работников переход к новому формату сведений о трудовой деятельности не является безусловным и осуществляется только с письменного согласия. Работника об изменениях в трудовом законодательстве и праве выбора формата ведения трудовой книжки  уведомляет работодатель. Сделать это следует по 30 июня 2020 года. При этом работнику предложить сделать выбор формата ведения трудовой книжки по 31 декабря 2020 включительно.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений или лица, не определившиеся с выбором, вправе сделать это позже. Те же, кто выйдет на рынок труда  в 2021 году, права выбора иметь не будут, их трудовые книжки будут только электронными.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель продолжит вносить в нее сведения о трудовой деятельности. В последующем работник имеет право перейти к электронному формату сведений о трудовой деятельности.

В случае выбора электронной трудовой книжки, работник получает бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Подведем итоги: что необходимо сделать уже сегодня?

В течение переходного 2020 года работодатели осуществляют следующие мероприятия: принятие или изменение локальных нормативных актов;

обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

уведомление по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор между бумажным и электронным форматом трудовой книжки. В течение 2020 года работникам необходимо определиться с форматом трудовой книжки, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.