Преимущества доставки бухгалтерских документов курьером

В эпоху цифрового документооборота бумажные носители информации все еще остаются актуальными. Особо важную документацию как и раньше оформляют на фирменных бланках, чтобы передать в руки адресату. Сектор бухгалтерии — не исключение. Руководителю отдела или младшему специалисту приходится отвлекаться от текущих задач, чтобы лично отвезти отчетность в налоговую службу или другие контролирующие инстанции.

Для оптимизации рабочего процесса можно воспользоваться услугами курьерской доставки. В нашей статье расскажем, как сотрудничество с логистическим оператором упрощает работу финансового сектора.

Главные плюсы заказа экспресс-доставки документов

При использовании услуг курьерской компании:

• никому из бухгалтеров не нужно покидать рабочее место, чтобы отвезти документацию в госорганы. Все выполняют свои обязанности, не переключаясь на дополнительные поручения;
• простой в пробках и утомительное ожидание в очереди становится обязательством курьера, которому поручили сдачу отчетов;
• за доставщиком закреплена ответственность за сохранность и конфиденциальность содержимого бандероли;
• безопасная передача отчетности на любом цифровом носителе без риска утечки данных;
• можно организовать оперативную доставку в другой город, регион или страну, которую выполнят в указанный срок.

Делегирование курьеру обязательств по своевременной передаче документов адресату позволяет снять лишнюю нагрузку с кадров и направить все силы трудового резерва на решение текущих и срочных задач.

Как организовать доставку бухгалтерских документов курьерской службой

Заключить контракт с курьерской компанией могут любые юридические лица, имеющие собственный финансовый отдел, а также бухгалтерские конторы, работающие как подрядчик. В обоих случаях отправка корпоративной корреспонденции — это ключевое звено бизнес-процесса.

Помимо стандартного договора, руководителю отдела или предприятия нужно составить на имя курьера заверенную письменную доверенность. Она уполномочит доставщика представлять интересы компании при передаче финансовой отчетности в государственный контролирующий орган. Заполненный акт о приеме документов служит подтверждением выполнения заказа.

Налаженный документооборот — результат хорошо структурированного рабочего процесса, где каждый занимается своими задачами. Не всем компаниям выгодно содержать собственный штат курьеров, поэтому организацию доставки документов доверяют специализированной курьерской службе. Такое сотрудничество освобождает предприятие от расходов на зарплату штатным доставщикам, снимает дополнительную нагрузку с отдела кадров и упрощает передачу первичной документации в нужную инстанцию.