Войсы, сленг и обсуждение денег: главные правила делового этикета

Как правильно есть в офисе?

Деловые процессы, как ни странно, зачастую осложняются сугубо бытовыми. Например, полноценный обед блюдом с ароматными специями на рабочем месте — распространенный пример офисного конфликта. Представьте, что есть люди, которые не переносят аромата некоторых цветов. Что и говорить о специфических ароматах домашних блюд различных гастрономических культур. Снек, сендвич, конфеты, которыми мы охотно поделимся с коллегами — это нормально и даже сродни тим-билдингу в часы корпоративного бдения. Но употребить из пластиковой посуды пасту с морепродуктами, согнувшись перед монитором — помимо прочего не презентабельно.

Каковы правила звуковой гигиены?

Еще один раздражающий фактор — сигналы смартфонов, когда каждое сообщение заставляет слух окружающих реагировать. При активной коммуникации в мессенджерах бесполезен даже режим вибрации: ее тоже слышно.

Так ли ужасны голосовые сообщения?

Нет. Однако это точно не то, с чего следует начинать общение в мессенджерах. Особенно если мы в позиции просителя, исполнителя. Например, отправляем или поясняем коммерческое предложение. Многих людей голосовые раздражают настолько, что они предупреждают о своем предпочтении общаться текстом уже в статусе / описании профиля — обратите на это внимание. В любом случае прежде чем отправить голосовое, спросите, будет ли удобно его прослушать. Если вы достигли соглашения с собеседником, пожалуйста, будьте кратки и постарайтесь уложиться в минуту. Трехминутные голосовые слушают только глубоко влюбленные собеседники. Или если войс содержит сочную сплетню.

В каких случаях уместно писать в нерабочее время и как сделать это красиво?

Когда отправляем смс в выходной день или нерабочее время, правильным будет извиниться, что беспокоим так рано / так поздно / в выходной, и пояснить, почему мы не можем дождаться более подходящего времени. Еще один вариант — поставить сообщение в отложенную отправку. «Вопрос действительно срочный» или «Боюсь упустить мысль» (если вы в креативном порыве) — этими фразами можно начать сообщение. А закончить релевантным призывом: «Не смею торопить вас с ответом. Ответьте, пожалуйста, по возможности» или «Очень надеюсь на свободный слот в вашем занятом расписании, чтобы по возможности разрешить этот вопрос как можно скорее». В любом случае будьте готовы к тому, что ваше сообщение может лежать не отвеченным вплоть до начала рабочих будней и ему не уделят экстренного внимания, если только заранее не была оговорена иная динамика работы.

Корректно перебить человека на коллективном обсуждении — это возможно?

Возможно. «Верно ли я понимаю, что вы имеете в виду…» — в этом месте кратко повторяем сказанное выступающим и продолжаем свою мысль, вежливо держа контакт глазами с тем, у кого забираем инициативу.

Почему важно думать об именах коллег и обращениях в деловой коммуникации?

Возможность использования кратких и уменьшительных форм имени — то, что следует уточнить перед началом тесного взаимодействия с человеком. Или дождаться, когда собеседник сам проявит инициативу снизить формальность. Даже если мы слышим, что кто-то в коллективе называет коллегу иначе — коротко или шутливо, это не дает нам разрешения пользоваться данным кодом по умолчанию. Я также рекомендую быть предельно внимательным в написании имен. Наталья или Наталия — это существенная разница. Ксения и Оксана не для всех становятся Ксюшей или Ксю: кто-то из них вовсе не приемлет такое производное своего имени, тем более эти имена не взаимозаменяемы. И аккуратнее с написанием имени «Юля» — по несчастливой случайности буквы «Ю» и «Б» на клавиатуре смартфонов расположены так близко, что прекрасное греческое имя становится вульгарным уличным ругательством. Просто перечитывайте написанное и не стесняйтесь исправлять опечатки даже после отправки.

Прилично ли говорить с коллегами о своих гонорарах?

Прямые вопросы и конкретные ответы о вознаграждениях, гонорарах, бонусах — даже не вопрос этикета. Эта информация может быть защищена обязательствами сотрудника по договору не раскрывать коммерческую тайну компании. Поэтому настаивать на конкретном ответе на вопрос «Сколько тебе заплатили?» не просто неприлично. Это компрометирует.

Что делать, если очень хочется использовать в деловой переписке эмоджи и современную лексику?

В деловой переписке, как и во всех социальных процессах, есть фазы формальности, которые регулируют стиль письма. Сленг, жаргон, лексика пониженного речевого регистра, эмоджи — это все атрибуты общения в стиле кэжуал, когда собеседники расслабились. Такая инициатива поступает от старшего по рангу собеседника, безусловно.

И давайте помнить о стиле письма. Речь не только о грамотном написании (это по умолчанию), но и об оборотах речи, которые демонстрируют эрудицию, стиль, уважение и ясно доносят суть. Использование в переписке аббревиатур типа ASAP, FYI, ИМХО и других пассивно-агрессивных оборотов –– как раз признаки того, что в этой сфере деловых процессов есть место для роста.

Каковы правила онлайн-созвонов?

Несколько очевидных деталей, которые следует учесть во время видео-онлайн-звонков: мы одеты в то, в чем могли бы прийти в офис. Лучше убедиться, что в кадре нет кровати или кухонной мойки, а также что камера не направлена против света — на люстру, лампу или в окно. Если все это невозможно соблюсти — поставьте режим блёра или цифровой фон-заглушку. Некоторые сервисы заглушают фоновые шумы, но проводить встречу в шумном публичном месте не целесообразно. Нас не только слышно с помехами на другом конце — мы можем к тому же стать причиной беспокойства для окружающих в общественном помещении.

Если звонок срочный и эти обстоятельства неизбежны, использовать наушники или отключить громкую связь и видео — наша «гражданская обязанность».

Зум с выключенный камерой — допустимо?

Да, если у вас слабое интернет-покрытие и передача данных замедляется из-за картинки. Да, если звонок экстренный, без предварительной договоренности, и вы не готовы к нему внешне. Да, если инициаторы заранее обусловили, что достаточно голосового формата. Нет, если вы принимаете участие в официальной презентации, защите проекта, собеседовании.

Какие есть универсальные советы на тему дресс-кода?

Именно универсальные пожелания для разных бизнес-секторов сегодня дать непросто. Но главное, что важно понимать в выборе гардероба, — креативное или консервативное у вас направление. А также какой предполагается режим формальности. Представительские мероприятия, встречи с клиентами — это формальный режим. Работа в бэк-офисе — полуформальный. Неформальный оставим для выгула собаки во дворе. Смотрите на непреложных авторитетов индустрии и смело подражайте им в манере одеваться.

Почему важно думать про свой цифровой след?

Наш цифровой портрет формируется не только из всех текстов, которые передаются в Сети — от личных мессенджеров до социальных сетей, но и из всех мультимедийных файлов. В их числе и те, которые под контролем, — фото и видео в социальных сетях, выгруженные нами собственноручно, и те, которые могут быть обнародованы без нашего ведома: начиная от съемки скрытой камерой в общественных местах и заканчивая записью зум-эфиров.

Это не причина для мании преследования. Просто всем, кто следит за состоянием личного бренда, я советую забыть про такую конфигурацию, как частная жизнь: абсолютно каждое соприкосновение с социумом может стать еще одной цифровой записью в вашем публичном досье и, как следствие, репутации. Выглядеть и говорить так, как если бы вы были перед лицом многотысячной публики, — пожалуй, единственная зрелая тактика.